Wer hinter Kapazio steht
Kapazio ist ein KI-Assistent für Hausverwaltungen aus Langenfeld (Rheinland). Wir entwickeln und betreiben ihn selbst, richten ihn mit Ihnen persönlich ein und sind in der Demo Ihre direkten Ansprechpartner.
Gründer von Kapazio
- Jannik PohlGründer
- Marcel SchmidtGründer
- Sitz
- Langenfeld (Rheinland)
- Kontakt
- info.kapazio@gmail.com
Warum wir Kapazio bauen
62,1 % der befragten Verwaltungen gaben im VDIV-Branchenbarometer 2026 an, überlastet zu sein. Wir bauen Kapazio, damit Ihr Team im Postfach weniger sortieren, nachfragen und schreiben muss. Ihre Verwaltungssoftware behalten Sie dabei.
Zwei Grundsätze gelten von Anfang an: Feste Regeln prüfen jede Mail auf Notfälle, bevor eine KI sie liest, und Namen, Adressen und IBAN ersetzt der Assistent durch Platzhalter, bevor der Text an die KI geht. Begonnen haben wir mit dem Mail-Assistenten; der Telefon-Assistent folgt ab 2027.
Quelle und Stand
- VDIV Deutschland, Branchenbarometer 2026, Pressemitteilung vom 19.08.2026. Online-Befragung vom 04.03. bis 11.05.2026, 1.078 teilnehmende Unternehmen, 476 vollständige Antworten.
Was wir für Hausverwaltungen gebaut haben
- Ein Katalog mit 16 AnliegenAus dem Verwaltungsalltag, mit Rückfragen, Dringlichkeit und Empfänger, ohne Programmierung anpassbar.
- Notfall-Regeln, die vor der KI prüfenWasser, Gas, Feuer, Strom, Heizung und Aufzug, auch im Spam-Ordner.
- 12 Unterlagen für Ihren DatenschutzbeauftragtenHeute als Entwurf, vor dem Versand anwaltlich geprüft.
- Eine offene TestmethodeTestmails, ein echtes Postfach, Messwerte mit Datum und die Grenzen.
Wie wir arbeiten
So läuft die Zusammenarbeit mit uns, von der Demo bis zum Betrieb.
- Selbst entwickelt und betrieben. Den Mail-Assistenten haben wir selbst gebaut, vom Abruf des Postfachs bis zur Übergabe an Ihre Software. Den Server betreiben wir selbst.
- Persönlich eingerichtet. Wir gehen mit Ihnen Anliegen, Zuständigkeiten und Notdienste durch, übernehmen Ihre Objektliste und prüfen vor dem Start mit einer Testmail je Notfallart, dass die Meldung ankommt. Danach weisen wir Ihr Team ein.
- Ihr Team gibt frei. Ab Werk geht keine Antwort automatisch an Mieter. Ob und für welche Anliegen Antworten automatisch rausgehen, entscheiden Sie.
- Direkter Kontakt. In der Demo und bei der Einrichtung sprechen Sie direkt mit uns. Schreiben können Sie uns jederzeit an info.kapazio@gmail.com.
Kapazio in Kürze
Das Kurzprofil für Presse, Verbände und Verzeichnisse. Sie dürfen es wörtlich übernehmen.
Kapazio ist ein KI-Assistent für Hausverwaltungen in Deutschland. Der Kapazio Mail-Assistent liest Funktionspostfächer wie info@ und schaden@. Jede Mail prüft er zuerst mit festen Notfall-Regeln, auch im Spam-Ordner, und meldet Treffer sofort an die zuständige Person, außerhalb der Sprechzeiten auch an die Bereitschaft der Verwaltung. Bevor eine KI den Text liest, ersetzt er Namen, Adressen, Telefonnummern und IBAN durch Platzhalter (Pseudonymisierung). Er ordnet jedes Anliegen einem Katalog mit 16 Anliegen aus dem Verwaltungsalltag und der Notfallart Feuer und akute Gefahr zu, gleicht Objekt und Wohnung mit der Objektliste ab und legt dem Team der Verwaltung einen Antwortentwurf ins Postfach. Vorgänge übergibt er per strukturierter Vorgangs-Mail an die vorhandene Verwaltungssoftware. Der Mail-Assistent ist fertig gebaut und im Testbetrieb; live geprüft ist bisher ein IMAP-Postfach. Echte Mieter-Mails verarbeitet er erst nach dem AV-Vertrag mit einer Verwaltung. Preis: ab 299 € im Monat bis 600 Einheiten, Einrichtung ab 990 €, nach drei Monaten monatlich kündbar, zzgl. MwSt. Der Telefon-Assistent startet 2027; Pilotplätze werden jetzt vergeben.
Geeignet für WEG- und Mietverwaltungen, die viele Anliegen per E-Mail bekommen und ihre Verwaltungssoftware behalten wollen.
Firmendaten von Kapazio
Ihr Vertragspartner und die Ansprechperson für den Datenschutz bei uns.
Unternehmen
Entwurf: Die Firma ist noch nicht eingetragen. Angaben in eckigen Klammern vor dem Livegang ersetzen.
- Firma
- Kapazio [Rechtsform]
- Sitz
- Langenfeld (Rheinland)
- Anschrift
- [Straße und Hausnummer]
[PLZ] Langenfeld (Rheinland) - Vertreten durch
- [Name der vertretungsberechtigten Personen]
- Registereintrag
- [Registergericht und Registernummer, falls eingetragen]
- Einsatzgebiet
- Hausverwaltungen in ganz Deutschland
- Kontakt
- info.kapazio@gmail.com
Telefon: [Telefonnummer]
Datenschutzbeauftragter von Kapazio
Entwurf: Ein Datenschutzbeauftragter ist noch nicht benannt. Name und Kontakt vor dem Livegang eintragen.
Vor dem ersten Kundenvertrag benennt Kapazio als Auftragsverarbeiter einen eigenen Datenschutzbeauftragten. Ihr Datenschutzbeauftragter kann sich dann mit Fragen direkt an ihn wenden.
- Name
- [Name, Kanzlei oder Firma]
- Anschrift
- [Anschrift]
- Kontakt
- [Mailadresse]
Lernen Sie uns in einer Demo kennen
30 Minuten per Video, mit Beispiel-Mails zu Ihren typischen Anliegen. Sie sprechen direkt mit uns und sehen, was der Assistent in Ihrer Verwaltung übernimmt.