Wie Kapazio Notfälle im Verwaltungspostfach erkennt
Um Notfälle im Verwaltungspostfach zu erkennen, läuft jede neue Mail zuerst durch feste Regeln, bevor eine KI sie liest, auch im Spam-Ordner. Trifft eine Regel, geht sofort eine Meldung an die zuständige Person, außerhalb der Sprechzeiten auch an Ihre Bereitschaft; übernimmt niemand den Fall, folgt nach 10 Minuten ein Nachalarm.
Fester Teil des KI-Mail-Assistenten
- Mail kommt an„Bei uns läuft Wasser aus der Decke, es hört nicht auf.“
- Regel trifft: Notfall WasserGeprüft vor der KI. Der Fall steht ganz oben in der Liste.
- Meldung an die BereitschaftPush-Mitteilung und Mail, ohne Namen und ohne Mailtext.
Wie lange die Mitteilung bis aufs Handy braucht, haben wir noch nicht Ende-zu-Ende gemessen. Messwerte mit echtem Postfach
Das Wichtigste in Kürze
Stand: November 2026- Was geprüft wird
- Jede neue Mail in Ihren Funktionspostfächern, im Posteingang und im Spam-Ordner. Feste Regeln laufen vor der KI.
- Welche Notfälle
- Wasser, Gas, Feuer und Rauch, Strom, Heizung im ganzen Haus, Aufzug mit eingeschlossener Person, Verletzte und akute Gefahr.
- Wer gemeldet wird
- Zuständige Person per Push-Mitteilung und Mail, außerhalb der Sprechzeiten auch die Bereitschaft. Nachalarm nach 10 Minuten an Bereitschaft, Inhaber und Admins, einstellbar von 2 bis 120 Minuten.
- Was der Mieter bekommt
- Ab Werk einen Antwortentwurf mit dem Sicherheitshinweis ganz oben, den Ihr Team freigibt. Auf Wunsch sofort eine feste Antwort ohne KI-Text.
- Gemessen
- Im Testaufbau löst die Meldung in unter 2 Sekunden aus. Echtes Gmail-Postfach: 3 bis 22 Sekunden vom Eingang bis zum fertigen Fall. Empfang auf dem Handy noch nicht Ende-zu-Ende gemessen.
- Grenzen
- Kein Notrufdienst. Bei Gefahr für Menschen gilt 112. Vor dem Start prüfen wir mit Ihnen eine Testmail je Notfallart.
Welche Notfälle im Verwaltungspostfach die Regeln erkennen
Die Regeln suchen nach Wortgruppen, wie sie in Mails an Hausverwaltungen vorkommen. Sie arbeiten ohne KI auf Betreff und Text der Mail und gelten für jede Verwaltung gleich.
- Wasser„Rohrbruch im Bad“
- Gas„Gasgeruch im Flur“
- Feuer und Rauch„Rauch im Keller“
- Strom„Funken aus der Steckdose“
- Heizung und Warmwasser„Heizung im ganzen Haus aus“
- Aufzug„Im Aufzug steckt eine Person fest“
- Verletzte und akute Gefahr„Einsturzgefahr am Balkon“
Beispielsätze und Hinweis im Antwortentwurf je Notfallart
Je Notfallart die Sätze, die die Regel zum Beispiel erkennt, und der Hinweis, der ganz oben im Antwortentwurf steht.Alle Notfallarten ansehenZuklappen
| Notfallart | Die Regel erkennt zum Beispiel | Hinweis ganz oben im Antwortentwurf |
|---|---|---|
| Wasser | „Rohrbruch im Bad“, „Wasser kommt von der Decke“, „Der Keller steht unter Wasser“ | Ihr Text aus dem Anliegen-Katalog. Ab Werk: wenn möglich den Haupthahn schließen; ist Wasser in der Nähe von Steckdosen, die Sicherung ausschalten. |
| Gas | „Gasgeruch im Flur“, „Im Treppenhaus riecht es nach Gas“, „Der Gasherd zischt“ | Haus sofort verlassen, kein Licht und keine Klingel betätigen, von draußen 112 oder die Störungsnummer des Gasversorgers anrufen. |
| Feuer und Rauch | „Es brennt in der Küche“, „Rauch im Keller“, „Qualm im Treppenhaus“ | Gebäude verlassen und sofort 112 anrufen. |
| Strom | „Strom ist im ganzen Haus ausgefallen“, „Stromausfall“, „Funken aus der Steckdose“, „Schmorgeruch“ | Kein fester Hinweis. Einen eigenen Text legen Sie im Katalog fest. |
| Heizung und Warmwasser | „Heizung im ganzen Haus aus“, „Warmwasser ist überall ausgefallen“ | Kein fester Hinweis. Einen eigenen Text legen Sie im Katalog fest. |
| Aufzug | „Im Aufzug steckt eine Person fest“, „Ich stecke im Fahrstuhl fest“ | Notrufknopf in der Kabine drücken oder 112 anrufen. |
| Verletzte und akute Gefahr | „Jemand ist verletzt“, „Einsturzgefahr am Balkon“, „Einbruch im Keller“ | Gebäude verlassen und sofort 112 anrufen, bei Einbruch oder Bedrohung 110. |
So entscheiden die Regeln
Vor der KI, auf dem Originaltext. Die KI kann einen Notfall ergänzen, aber keinen Treffer der Regeln wieder entfernen.Regeln und Testmails ansehenZuklappen
- Vor der KI, auf dem Originaltext. Die Prüfung läuft auf dem Server, bevor Namen geschwärzt werden und bevor eine KI den Text sieht.
- Die KI kann einen Notfall ergänzen, aber keinen Treffer der Regeln wieder entfernen.
- Die Wortstellung ist egal. „Im Aufzug steckt eine Person fest“ trifft genauso wie „Ich stecke im Fahrstuhl fest“.
- Auch Abwesenheitsnotizen und Newsletter laufen durch die Regeln. Steht dort „Wasserrohrbruch im Keller“, wird trotzdem ein Notfall daraus.
Nach der Notfall-Prüfung geht jede Mail den ganzen Ablauf im KI-Mail-Assistenten: schwärzen, einordnen, nachfragen, Antwortentwurf.
- „Wasser kommt von der Decke im Bad“Notfall · Wasser
- „Kleiner, trockener Wasserfleck an der Schlafzimmerdecke“Heute, kein Notfall
- „Der Wasserschaden vom letzten Jahr ist erledigt“Notfall, gewollter Fehlalarm
- „Aus der Dusche kommt nur lauwarmes Wasser“Kein Notfall-Treffer
Die Wortlisten sind bewusst großzügig: Ein Fehlalarm ist billiger als ein übersehener Rohrbruch. Ihr Team stuft ihn herab.
Wer erfährt was, tagsüber und nachts
Wer die Meldung bekommt, was der Mieter als Antwort bekommt und wer den Havariedienst anruft. Oben steht jeweils die Kurzfassung, beim Aufklappen alle Einzelheiten.
Wer im Bereitschaftsdienst die Meldung bekommt
Sofort eine Meldung an die zuständige Person, außerhalb der Sprechzeiten auch an die Bereitschaft, per Push-Mitteilung und Mail. Übernimmt niemand den Fall, folgt nach 10 Minuten ein Nachalarm an Bereitschaft, Inhaber und Admins.Meldeweg und Wortlaut ansehenZuklappen
Die Meldung geht an die Personen, die Sie im Assistenten eintragen. Push-Mitteilung und Mail nennen Fallnummer und Art, bei hinterlegtem Dienstleister auch dessen Firma und Nummer, aber keine Mieterdaten. Die Einzelheiten sieht Ihr Team nach der Anmeldung in der App.
- SofortMeldung an die zuständige Person, außerhalb der Sprechzeiten auch an die BereitschaftPush-Mitteilung und Mail. In den Sprechzeiten ohne zuständige Person an die Bereitschaft; ist niemand erreichbar, an Inhaber und Admins.
- Nach 10 MinutenNachalarm, wenn niemand übernimmt„Notfall unbestätigt“ an Bereitschaft, Inhaber und Admins. Die Frist stellen Sie zwischen 2 und 120 Minuten ein.
- Nach „Übernehmen“Ein Mensch kümmert sichDer Nachalarm entfällt. Der Fall bleibt in der Liste, bis die Antwort an den Mieter raus ist.
- Im Test mit einem echten Gmail-Postfach kam nach 10 Minuten ohne Übernahme die zweite Meldung.
- Mitteilungen aufs Handy laufen Ende-zu-Ende verschlüsselt über den Push-Dienst Ihres Geräts.
- SMS an die Bereitschaft: in Vorbereitung. Der Versand über sipgate ist gebaut und bisher nur gegen einen Nachbau getestet; danach schalten Sie die SMS in den Einstellungen ein.
Fall 214 · Wasser
Bitte in der App öffnen: (Link zum Fall)
(Diese Mitteilung enthält bewusst keine Namen oder Mailtexte.)
Notfall Fall 214: Wasser, WEG Musterstraße 12. Bitte in der App ansehen: (Link zum Fall)
Was der Mieter als Antwort bekommt
Ab Werk schreibt der Assistent einen Antwortentwurf, und ein Mensch gibt ihn frei. Der Sicherheitshinweis steht ganz oben. Auf Wunsch sofort eine feste Antwort ohne KI-Text.Schalter und Beispiel-Antwort ansehenZuklappen
Guten Tag,
Wichtig: Bei Gasgeruch: Haus sofort verlassen, kein Licht und keine Klingel betätigen, von draußen 112 oder die Störungsnummer des Gasversorgers anrufen.
Bitte rufen Sie direkt unseren Notdienst an: Gasnetz Muster, Telefon 0800 ··· 250.
Wir haben Ihre Meldung erhalten und informieren sofort unseren Bereitschaftsdienst.
Hausverwaltung Muster
Diese Nachricht wurde von unserem KI-Assistenten automatisch erstellt und ohne vorherige Prüfung versendet. Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter sieht sich Ihr Anliegen an und ergänzt bei Bedarf.
- Feste Notfall-Antwort, wenn Sie wollen. Schalten Sie den automatischen Versand ein, geht bei einem Notfall sofort diese Antwort raus, höchstens einmal je Fall; ab Werk an, mit eigenem Schalter abschaltbar. Auf Wunsch geht sie auch ohne automatischen Versand raus, mit einem zweiten Schalter unter Benachrichtigungen; ist er an, geht sie auch dann raus, wenn der erste Schalter aus ist. Sie enthält keinen KI-Text; den Entwurf der KI gibt weiter ein Mensch frei.
- Offen gekennzeichnet. Jede automatisch gesendete Mail sagt am Ende, dass sie ohne vorherige Prüfung rausging.
- Fester Text bei Gefahr für Menschen. Bei Gas, Feuer, Verletzten und eingeschlossenen Personen gilt immer der Hinweis mit 112. Bei Wasser nimmt der Assistent Ihren Text aus dem Katalog, etwa wo der Haupthahn sitzt.
- Angaben zum Haus. Der Objekt-Steckbrief ergänzt den Hinweis, zum Beispiel um „Der Haupthahn für das Haus: …“.
Wer ruft den Havariedienst an, tagsüber und nachts?
Der Notfall-Weg richtet sich nach Ihren Sprechzeiten. Tagsüber ruft Ihr Team den Dienstleister an. Abends und am Wochenende bekommt der Mieter dessen Nummer, wenn die feste Notfall-Antwort eingeschaltet ist.Notfall-Weg nach Uhrzeit: gebaut, im TestbetriebNotfall-Weg im Einzelnen ansehenZuklappen
- Sprechzeiten je Wochentag und gesetzliche Feiertage je Bundesland. Ohne eingetragene Sprechzeiten gilt immer „außerhalb“, damit keine Meldung in einem leeren Büro liegt.
- Dienstleister je Gewerk, für einzelne Objekte abweichend, mit erster und zweiter Wahl.
- Auf Wunsch eine kurze Mail an den Dienstleister: Objekt mit Anschrift, Wohnung, Art, Fallnummer und Eingangszeit, die Rückrufnummer nur, wenn der Mieter sie selbst angegeben hat. Ohne Namen und ohne Mailtext.
Wie schnell kommt die Meldung?
Feste Notfall-Regeln prüfen jede Mail, bevor die KI sie liest. Im Testaufbau löst die Meldung in unter 2 Sekunden aus; mit einem echten Gmail-Postfach lagen 3 bis 22 Sekunden zwischen Eingang und fertigem Fall (Testbetrieb, November 2026).
Bei Microsoft 365 fragt der Assistent das Postfach in festen Abständen ab, der kürzeste Abstand ist 15 Sekunden. Die Anbindung an Microsoft 365 haben wir bisher nur gegen einen Nachbau getestet.
Wie lange es vom Eingang bis zur Meldung auf einem echten Handy dauert, haben wir noch nicht Ende-zu-Ende gemessen. Diese Messung mit echten Postfächern und echter SMS steht noch aus.
Testbetrieb, November 2026. Erkennung: Probelauf mit 25 Testmails vom 04.11.2026, die wir nach typischen Mieter-Anliegen geschrieben und zum Einstellen von Regeln und KI genutzt haben. Zeiten: Testaufbau mit lokalem Mailserver (03.11.2026) und 9 Mails an ein echtes Gmail-Postfach (04. und 05.11.2026).
So haben wir getestet: Methode, Einzelwerte und GrenzenWas ist mit Notfällen im Spam-Ordner?
Der Assistent liest den Spam-Ordner bei jedem Abruf mit, nur lesend; nur die Notfall-Regeln entscheiden, ohne KI. Ab Werk für jedes Postfach eingeschaltet, je Postfach abschaltbar.Spam-Prüfung im Einzelnen ansehenZuklappen
Im Testbetrieb mit einem echten Gmail-Postfach landete eine Notfall-Mail im Spam-Ordner. Ein Spamfilter ist für eine Hausverwaltung kein Sicherheitsnetz. Darum liest der Assistent den Spam-Ordner bei jedem Abruf mit.
- Nur lesend. Nichts wird verschoben oder als gelesen markiert.
- Nur die Notfall-Regeln entscheiden, ohne KI.
- Ohne Treffer wird nichts gespeichert, weder Absender noch Inhalt. Der Assistent zählt nur, wie viele Mails er geprüft hat.
- Mit Treffer wird die Mail ein Notfall-Fall mit dem Hinweis, dass sie im Spam-Ordner lag. Gemeldet wird wie bei jedem Notfall. Eine KI-Antwort geht von dort nie raus.
Vor dem Start: eine Testmail je Notfallart
Vor dem Start schicken wir gemeinsam mit Ihnen von einer externen Adresse Testmails an Ihr Funktionspostfach. Los geht es erst, wenn jeder Notfall erkannt und gemeldet ist.Alle 10 Prüfungen ansehenZuklappen
| Prüfung | Text der Testmail | Erwartet |
|---|---|---|
| Wasser | „Wasser kommt von der Decke im Bad“ | Notfall, Meldung innerhalb von 2 Minuten |
| Gas | „Im Treppenhaus riecht es nach Gas“ | Notfall, 112-Hinweis ganz oben |
| Feuer und Rauch | „Rauch im Keller“ | Notfall, 112-Hinweis ganz oben |
| Strom | „Strom ist im ganzen Haus ausgefallen“ | Notfall |
| Heizung | „Heizung im ganzen Haus aus, es ist eiskalt“ | Notfall |
| Aufzug | „Im Aufzug steckt eine Person fest“ | Notfall, Hinweis auf Notrufknopf und 112 |
| Aufzug, andere Wortstellung | „Ich stecke im Fahrstuhl fest“ | Notfall |
| Notfall in einer Abwesenheitsnotiz | Abwesenheitsnotiz mit „Wasserrohrbruch im Keller“ | trotzdem Notfall |
| Nachalarm | Die Wasser-Mail aus der ersten Zeile nicht übernehmen | nach 10 Minuten zweite Meldung |
| Normales Anliegen | „Frage zur Nebenkostenabrechnung 2025“ | kein Notfall |
Dasselbe gilt nach jeder Änderung am Anliegen-Katalog oder am KI-Modell. Notfallkonzept und Testprotokoll gehören zu den Unterlagen für Ihren Datenschutzbeauftragten.
Fragen zu Notfällen im Postfach
Ersetzt Kapazio unser Havariemanagement oder den Havariedienst?
Nein. Kapazio übernimmt den ersten Schritt im Postfach: Notfälle erkennen, an Ihre Leute melden und nachfassen, wenn niemand reagiert. Notdienstfirmen, Einsatz vor Ort und die Meldung an die Versicherung bleiben in Ihrem Havariemanagement.
Was übernimmt Kapazio bei Notfällen nicht?
Der Assistent erkennt und meldet. Die Verantwortung für Notmaßnahmen bleibt bei Ihrer Verwaltung.
Grenzen
- Kein Notrufdienst. Bei Gasgeruch, Feuer oder Gefahr für Menschen gilt immer 112.
- Kein Ersatz für Ihren Bereitschafts- oder Havariedienst. Notdienst und Bereitschaft stellt die Verwaltung selbst sicher.
- Keine Garantie, dass jeder Notfall erkannt wird. Sehr knappe Mails, Text nur im Anhang oder eine Sprache, die die Regeln nicht kennen, können als normaler Fall landen.
- Keine Telefonate, SMS oder Briefe. Der Mail-Assistent liest Mails, der Telefon-Assistent kommt ab 2027.
Was Sie festlegen
- Bereitschaft und Notdienste im Assistenten eintragen und aktuell halten.
- Hinweis in Signatur und Abwesenheitsnotiz: Notfälle bitte telefonisch melden, bei Gefahr 112. Die Textbausteine bekommen Sie mit den Unterlagen.
- Notfälle in der App übernehmen, damit der Nachalarm nur auslöst, wenn wirklich niemand reagiert.
- Testmails wiederholen, wenn Sie den Anliegen-Katalog ändern.
Wie oft gibt es Fehlalarme?
Im ersten Probelauf gab es einen: Die KI stufte einen verlorenen Generalschlüssel als Notfall ein. Im zweiten Probelauf, nach dem Nachschärfen, gab es bei 18 normalen Testmails keinen. Eine Wortregel schlug außerdem bei „kommt morgens nur lauwarmes Wasser aus der Dusche“ an; das ist seit dem 06.11.2026 behoben, inzwischen auch auf unserem Testserver.
Die Regeln bleiben bewusst großzügig: Auch eine Werbemail einer Trocknungsfirma mit dem Wort „Wasserschaden“ kann nachts eine Meldung auslösen. Ihr Team stuft den Fall dann herab.
Was passiert, wenn jemand aus der Bereitschaft im Urlaub ist?
Tragen Sie den Urlaub im Assistenten als Abwesenheit mit Vertretung ein. Wer abwesend ist, bekommt keine Notfall-Meldung, und auf Wunsch gehen offene Fälle für die Zeit an die Vertretung. Achten Sie darauf, dass in dieser Zeit jemand anderes Bereitschaft hat. Bleibt ein Notfall unbestätigt, folgt nach 10 Minuten der Nachalarm an die Bereitschaft, Inhaber und Admins. Inhaber und Admins bekommen ihn auch im Urlaub, ebenso die erste Meldung, wenn sonst niemand erreichbar ist.
Können wir festlegen, was als Notfall gilt?
Die festen Notfall-Regeln gelten für jede Verwaltung gleich und lassen sich nicht abschalten; ein Treffer bleibt ein Notfall, bis Ihr Team ihn herabstuft. Anpassen können Sie im Anliegen-Katalog die Rückfragen, die Dringlichkeit der übrigen Fälle und den Text der Hinweise bei Sachschäden, etwa wo der Haupthahn sitzt.
Prüft der Assistent auch persönliche Postfächer auf Notfälle?
Nein. Angebunden werden nur Funktionspostfächer wie info@ oder schaden@, keine persönlichen (AV-Vertrag § 7 Abs. 4). Schreibt ein Mieter einen Notfall an das persönliche Postfach einer Mitarbeiterin, prüft ihn niemand automatisch. Nennen Sie Mietern darum für Schäden die Adresse eines Funktionspostfachs und für Notfälle die Telefonnummer.
Notfall-Ablauf in der Demo ansehen
30 Minuten per Video: Wir zeigen mit Beispiel-Mails, wie der Assistent Notfälle erkennt und meldet, und besprechen, wie Bereitschaft und Notdienste bei Ihnen eingetragen werden.