Der KI-E-Mail-Assistent für Hausverwaltungen

Der KI-E-Mail-Assistent von Kapazio liest jede neue Mail in info@ und schaden@ Ihrer Hausverwaltung, prüft sie zuerst auf Notfälle und ordnet das Anliegen ein. Ihr Team bekommt zu jedem Fall einen Antwortentwurf und gibt ihn frei.

Läuft mit IMAP-Postfächern. Microsoft 365 und Google Workspace: in Vorbereitung.

Demo vereinbaren Welche Anliegen er erkennt

Zu tun · 4 Fälle, davon 1 NotfallBeispielansicht

Wasser läuft aus der Decke im BadNotfall · Birkenallee 12, WE 5 · Bereitschaft informiert

Übernehmen

Generalschlüssel verlorenLindenstraße 3, WE 4 · Antwort vorbereitet

Prüfen und senden

Heizkörper im Wohnzimmer bleibt kaltBirkenallee 12, WE 11 · Rückfrage beantwortet

Ansehen

Einwand zur Nebenkostenabrechnung 2025Parkstraße 9, WE 2 · Abrechnung: selbst antworten

Antwort schreiben

Arbeitsliste mit genau einer nächsten Aufgabe je Fall: gebaut, automatisch getestet und im Testbetrieb.

Das Wichtigste in Kürze

Stand: November 2026

Postfächer: IMAP-Postfächer, live geprüft mit Gmail. Microsoft 365 und Google Workspace sind gebaut, der Test mit echten Konten ist in Vorbereitung.
Anliegen: 16 Anliegen und die Notfallart Feuer und akute Gefahr, die meisten mit eigenen Rückfragen. Anpassbar ohne Programmierung.
Dringlichkeit: 5 Stufen: Notfall, heute, nächster Werktag, regulär, nur Auskunft.
Versand: Ab Werk gibt Ihr Team jede Antwort frei. Automatischer Versand nur, wenn Sie ihn einschalten, dann ab Werk für sechs Anliegen und mit 2 Minuten Stopp-Zeit. Ist er eingeschaltet, geht nur die feste Notfall-Antwort sofort raus.
Löschfrist: Fälle nach Erledigung, spätestens 45 Tage nach Eingang gelöscht, aus den Sicherungen spätestens 30 Tage danach.
Preis: ab 299 € im Monat bis 600 Einheiten, Einrichtung ab 990 €, nach 3 Monaten monatlich kündbar, zzgl. MwSt. Preise für den Mail-Assistenten

Was der Assistent im Postfach übernimmt

Die Sortierarbeit: Aus jeder neuen Anfrage wird ein Fall mit Anliegen, Objekt und Dringlichkeit. Was rausgeht, entscheidet ab Werk Ihr Team.

Anliegen, Objekt und Dringlichkeit in einem Fall

Die KI ordnet den Text nach Ihrem Anliegen-Katalog ein. Objekt und Wohnung gleicht der Assistent mit Ihrer Objektliste ab, die Zuständigkeit kommt aus Ihren Einstellungen. Am Fall steht, warum er so eingeordnet wurde.

Fall 214 · per Mail an schaden@ · 09:14Beispielansicht

Wasserfleck an der Schlafzimmerdecke

AnliegenWasser

DringlichkeitHeute

ObjektBirkenallee 12

EinheitWE 3, 1. OG rechts

Absenderin istMieterin

ZuständigTechnik

Warum „heute“: Der Fleck ist trocken, es läuft kein Wasser. Wasser von oben gilt trotzdem immer mindestens als „heute“.

Antwort liegt zur Freigabe bereitIhr Team prüft den Entwurf und sendet ihn aus Ihrem Postfach.

Prüfen und senden

Notfälle zuerst, auch im Spam-Ordner

Feste Regeln prüfen jede Mail auf Wasser, Gas, Feuer, Strom, Heizung und Aufzug, bevor die KI sie liest.Meldeweg ansehenZuklappen

Treffer gehen sofort per Push und Mail an die zuständige Person, außerhalb Ihrer Sprechzeiten auch an Ihre Bereitschaft; ohne Bestätigung folgt nach 10 Minuten ein Nachalarm (einstellbar). Die KI kann einen Notfall hinzufügen, aber nie wegnehmen.

Notfall: Fall 215 · WasserPush an die Bereitschaft, ohne Mieterdaten

Aus dem Spam-Ordner geholt (Notfall erkannt)

Wie Notfälle erkannt werden

Rückfrage mit persönlichem Link

Fehlen Wohnung, Fotos oder andere Angaben, bekommt der Absender einen persönlichen Link.Beispiel ansehenZuklappen

Dort beantwortet er die Fragen aus Ihrem Katalog und lädt bis zu 5 Fotos hoch, auch vom iPhone. Die Antworten landen im selben Fall.

Rückfrage zu Fall 217 · Schimmel im Schlafzimmer

Wie lautet Ihre Adresse und Wohnung? Birkenallee 12, WE 3
Seit wann besteht das Problem? seit drei Wochen
Können Sie Fotos schicken? 2 Fotos hochgeladen

Link gültig7 Tage (einstellbar), einmal beantwortbar

Fotosbis zu 5, ohne Standortdaten gespeichert

Namen geschwärzt, bevor die KI liest

Namen, Adressen, Telefonnummern und IBAN ersetzt der Assistent durch Platzhalter (Pseudonymisierung).Beispiel ansehenZuklappen

Einen Namen mitten im Satz ersetzt er nur, wenn er ihn kennt, etwa als Absender oder aus dem Gruß. Anhänge, Fotos und Absenderadressen gehen nie an die KI. Nach AV-Vertrag § 4 sorgen wir vertraglich und im Mistral-Konto dafür, dass Mistral die Texte nicht zum Training nutzt. Das Training schalten wir ab, bevor die erste echte Mail verarbeitet wird; den Nachweis legen wir den Unterlagen bei.

So liest die KI die Mail (Absender bekannt)Guten Tag, hier ist [NAME_1] aus der [ADRESSE_1], WE 5. Rückruf bitte unter [TELEFON_1].

So schwärzt Kapazio Mieterdaten vor der KI

Entwurf im eigenen Postfach, Vorgang in Ihrer Software

Ihr Team prüft den Entwurf in der App oder im Ordner „Entwürfe“ und sendet aus Ihrer Adresse.Vorgangs-Mail ansehenZuklappen

Haben Sie direkt im Postfach geantwortet, sendet der Assistent nichts doppelt. Jeder Vorgang geht als strukturierte Mail an Ihre Verwaltungssoftware, wenn sie Vorgänge per Mail annimmt.

Betreff der Vorgangs-Mail [SCHADEN][Regulär] Birkenallee 12, WE 3 – Schimmel im Schlafzimmer Fall-Nr. · Anliegen · Stufe · Objekt · Einheit · Zusammenfassung · Fotos · Original-Mail

Einen Teil davon können auch Outlook-Regeln oder Copilot. Was Sie dann selbst bauen und pflegen müssen, steht unter Copilot oder fertiger Assistent?

Welche Anliegen erkennt der Mail-Assistent?

Ab Werk kennt er 16 Anliegen aus dem Verwaltungsalltag und die Notfallart Feuer und akute Gefahr. Zu jedem gehören eine Dringlichkeit und, wo nötig, eigene Rückfragen und eine Zuständigkeit. Fragen, Stufen und Empfänger passen Sie ohne Programmierung an.

NotfallAkute Gefahr. Sofort-Meldung an die zuständige Person oder die Bereitschaft.
HeuteDringend, aber keine akute Gefahr.
Nächster WerktagBearbeitung am nächsten Werktag.
RegulärIm normalen Ablauf.
Nur AuskunftKein Rückruf nötig.

Notfälle und Haustechnik

Wasser
Gas
Feuer und akute Gefahr
Strom
Heizung
Aufzug

Feste Regeln prüfen jede Mail zuerst auf diese sechs, bevor die KI sie liest. Notfall ist ab Werk, was akut ist: Wasser läuft, Gasgeruch, Feuer oder Verletzte, Strom im ganzen Haus weg oder Funken, Heizung im ganzen Haus aus, jemand steckt im Aufzug fest. Sonst gilt Heute, Werktag oder Regulär.

Welche Notfälle die Regeln erkennen

Alltag, Geld und Verwaltung

Sonstiger Schaden · Schlüssel und Klingelschild · Lärm und Hausordnung · Handwerker-Rückfrage · Nebenkosten- und Hausgeldabrechnung · Hausgeld und Wirtschaftsplan · Kündigung · Mietbescheinigung · Eigentümerversammlung · Interessent · Stand eines VorgangsRückfragen, Dringlichkeit und Zuständigkeit dieser 11 Anliegen

Anliegen	Typische Rückfragen	Dringlichkeit ab Werk	Zuständig
Sonstiger SchadenFenster, Tür, Schimmel, Dach	Was ist kaputt und wo genau? Seit wann? Wird es schlimmer? Besteht Gefahr? Fotos? Wie kommt ein Handwerker in die Wohnung? Gemeinschafts- oder Sondereigentum?	Heute bei Gefahr, sonst Regulär	Objektbetreuung
Schlüssel, Transponder, Klingelschild	Was wird gebraucht und wie viele? Verloren, zusätzlich oder defekt? Ist ein Generalschlüssel verloren?	Heute bei verlorenem Generalschlüssel, sonst Regulär	Objektbetreuung
Lärm, Nachbarn, Hausordnung	Was passiert, wann und wie oft? Nachbarn schon angesprochen? Fühlen Sie sich bedroht? Bei Gewalt der Hinweis auf 110.	Regulär	Objektbetreuung
Handwerker-Rückfrage	Auftragsnummer? Geht es um Zugang, Angebot oder Rechnung?	Heute wenn es um den Zugang geht, sonst Werktag	Objektbetreuung, am bestehenden Vorgang
Nebenkosten- oder Hausgeldabrechnung	Welches Abrechnungsjahr? Welche Position? Wünschen Sie Belegeinsicht?	Regulär	Buchhaltung
Hausgeld, Wirtschaftsplan	Geht es um Höhe, Lastschrift, Rückstand oder Sonderumlage?	Regulär	Buchhaltung
Kündigung	Zu welchem Datum? Dazu der Hinweis: nur schriftlich mit Unterschrift wirksam (§ 568 BGB).	Regulär	Objektbetreuung
Mietbescheinigung, Wohnungsgeberbestätigung	Wofür wird sie gebraucht? Einzugsdatum? Wie viele Personen ziehen ein?	Werktag fürs Meldeamt, sonst Regulär	Objektbetreuung
Eigentümerversammlung, Beschlüsse	Geht es um Termin, Einladung, Antrag, Vollmacht oder Protokoll?	Regulär	WEG-Verwaltung
Interessent	Welche Wohnung oder Anzeige?	Nur Auskunft	kein Vorgang
Stand eines Vorgangs	Keine Rückfrage, Vermerk am bestehenden Vorgang.	Nur Auskunft	Objektbetreuung

Was zu keinem Anliegen passt, landet unter „Sonstiges“, und ein Mensch ordnet ein. Werbung sortiert der Assistent aus, sie wird nach 3 Tagen gelöscht. Die Notfall-Anliegen im Katalog lassen sich deaktivieren, aber nie so ändern, dass der Weg zur Stufe Notfall fehlt. Die festen Notfall-Regeln laufen in jedem Fall.

Was darf automatisch rausgehen, und was nie?

Ab Werk nichts. Jede Antwort und jede Rückfrage gibt Ihr Team frei. Schalten Sie den automatischen Versand ein, gilt er ab Werk für sechs Anliegen. Jedes Anliegen schalten Sie einzeln ab oder zu.

Wie funktioniert die E-Mail-Automatisierung?

Eine Antwort geht nur raus, wenn das Anliegen freigeschaltet ist und die KI meldet, dass sie vollständig und sicher antworten kann. Ab Werk freigeschaltet: sonstige Schäden, Schlüssel, Hausordnung, Bescheinigungen, Handwerker und Interessenten.
Fehlen Angaben, geht statt der Antwort die Rückfrage mit persönlichem Link.
Bei einem Notfall geht sofort nur eine feste Antwort ohne KI-Text raus: Sicherheitshinweis, soweit hinterlegt, und wie es weitergeht, außerhalb Ihrer Sprechzeiten mit Firma und Nummer Ihres Notdienstes.
Jede automatische Antwort und Rückfrage wartet ab Werk 2 Minuten, so lange holen Sie sie mit „Stopp“ zurück. Nur die feste Notfall-Antwort geht sofort raus. Unter der Signatur steht, dass die Mail automatisch erstellt wurde.

Was nie automatisch rausgeht

Der KI-Entwurf bei einem Notfall. Er wartet auf Ihr Team.
KI-Antworten auf Folgemails, auf Mails aus dem Spam-Ordner und auf Mails mit Sätzen, die wie Anweisungen an die KI aussehen. Dort geht höchstens die feste Notfall-Antwort raus.

Fall 219 · Automatischer Versand ist eingeschaltetBeispielansicht

Wird automatisch gesendet in 2:00 Regel: KI kann sicher antworten, Anliegen erlaubt

Guten Tag Erika Beispiel,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir geben Ihre Meldung zum undichten Fenster im Wohnzimmer an unsere Objektbetreuung weiter, die sich bei Ihnen meldet.

Mit freundlichen Grüßen
Hausverwaltung Muster

Diese Nachricht wurde von unserem KI-Assistenten automatisch erstellt und ohne vorherige Prüfung versendet. Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter sieht sich Ihr Anliegen an und ergänzt bei Bedarf.

Rückholzeit ab Werk2 Minuten mit „Stopp“

Drossel ab Werkhöchstens 3 je Absender und Stunde

Ab Werk ausgenommen: Antworten zu Kündigung, Abrechnung, Hausgeld und Beschlüssen. Für diese Anliegen ist der automatische Versand aus, Ihr Team antwortet selbst.

Postfach, Grenzen und Teststand

Was sich an Ihrem Postfach ändert, wo die Einordnung Grenzen hat und was der Assistent nicht tut.

Was sich an Ihrem Postfach ändert und was nicht

Der Assistent arbeitet in Ihrem Funktionspostfach mit.Alle 5 Punkte ansehenZuklappen

Zwei Frauen an einem Schreibtisch im Büro: Die eine liest auf dem Smartphone, die andere arbeitet am Laptop

Ihre Adresse, Ihre Ordner und Ihre Verwaltungssoftware bleiben.

Nur Funktionspostfächer wie info@ oder schaden@, keine persönlichen (AV-Vertrag § 7 Abs. 4).
Nur neue Mails ab dem Start. Den Posteingang liest er nur, Gelesen-Markierungen bleiben.
Antworten aus Ihrem Postfach mit Ihrer Signatur. Entwürfe liegen ab Werk auch im Ordner „Entwürfe“ (abschaltbar).
Eigener Zugang nur für dieses Funktionspostfach: ein eigenes Zugangskonto oder, wo Ihr Anbieter es anbietet, ein App-Passwort. Nie das Passwort einer Person.
Fällt der Assistent aus, liegen alle Mails wie heute in Ihrem Postfach.

Teststand der Anbindungen

Verfügbar nennen wir eine Anbindung erst, wenn sie mit einem echten Konto geprüft ist.Stand je Anbindung ansehenZuklappen

Läuft
IMAP und SMTP, live geprüft mit einem Gmail-Postfach im November 2026. Übergabe per Vorgangs-Mail, im selben Test an ein Gmail-Postfach, mit einer Verwaltungssoftware noch nicht geprüft.
In Vorbereitung
Microsoft 365 und Google Workspace: Anmeldung gebaut, bisher nur gegen Nachbauten geprüft.
Gebaut
etg24 und facilioo: Test mit Ihrem Konto bei der Einrichtung. Notfall-SMS über sipgate: bisher nur im Testaufbau.

So haben wir die Anbindungen getestet

So haben wir die Einordnung geprüft

Alle 25 sind Testmails, die wir nach typischen Mieter-Anliegen geschrieben und zum Einstellen genutzt haben.Beide Testläufe ansehenZuklappen

Testbetrieb, November 2026. KI von Mistral über den EU-Endpunkt.

Erster Lauf: 20 Testmails: 19 Anliegen und 17 Dringlichkeiten richtig, 6 von 6 Notfällen erkannt, 1 Fehlalarm.
Nachgeschärft: Regeln und Anweisungen an genau diesen Funden verbessert, Satz auf 25 Mails erweitert.
Zweiter Lauf: 25 Testmails: alle richtig eingeordnet. 7 von 7 Testnotfällen erkannt, kein Fehlalarm bei 18 normalen Testmails.

Ein getrennter Prüfsatz mit neuen Mails ist geplant.

So haben wir getestet

Wo hat die Einordnung Grenzen?

Der Assistent sortiert vor, er entscheidet nicht. Diese Fälle sollte Ihr Team kennen.Alle 5 Fälle ansehenZuklappen

Anhänge gehen nie an die KI
Briefe als PDF und Fotos liest die KI nicht. Steht das Anliegen nur dort, kann die Mail als normaler Fall eingeordnet werden, auch wenn es eilt.
Sehr knappe Mails
„Bitte dringend zurückrufen“ ohne Grund verrät weder Anliegen noch Dringlichkeit. Auch solche Mails können als normaler Fall eingeordnet werden.
Andere Sprachen
Die Notfall-Regeln kennen deutsche Begriffe. Eine Notfall-Mail auf Englisch oder Türkisch kann nur die KI als Notfall erkennen. Welche Sprachen zuverlässig erkannt werden, prüfen wir mit einem getrennten Prüfsatz; er ist geplant.
Lange Schreiben
Lange, rechtlich argumentierende Schreiben fasst der Assistent zusammen und ordnet sie zu. Die Antwort darauf bleibt bei Ihrem Team.
Kein Notrufdienst
Keine Regel und keine KI erkennt jeden Notfall. Bitten Sie Mieter in Signatur und Abwesenheitsnotiz, Notfälle anzurufen und bei Gefahr 112 zu wählen. Die Textbausteine dafür liegen den Unterlagen bei.

Was der Assistent nicht tut

Klare Grenzen, damit Ihr Team und Ihr Datenschutzbeauftragter wissen, woran sie sind.Alle 8 Punkte ansehenZuklappen

Notrufe annehmen. Kapazio ist kein Notrufdienst. Bei Gasgeruch, Feuer oder Gefahr für Menschen gilt immer 112.
Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung treffen. Entwürfe sind Vorschläge, entschieden wird in Ihrer Verwaltung.
Termine, Kosten oder Ergebnisse zusagen. Das schließt die Anweisung an die KI aus, ebenso Rechtsauskünfte. Weil eine KI sich irren kann, gibt ab Werk Ihr Team jeden Entwurf frei; den automatischen Versand gibt es ab Werk nur für Anliegen, bei denen keine Zusage nötig ist.
Anhänge, Fotos oder Absenderadressen an die KI geben. Sie bekommt nur den geschwärzten Text.
Der KI Zugriff auf Ihr Postfach geben. Sie kann nichts senden, weiterleiten oder löschen.
Alte Mails lesen. Nur Mails ab dem Start. Angebunden werden nur Funktionspostfächer, keine persönlichen (AV-Vertrag § 7 Abs. 4).
Mitarbeitende bewerten. Zahlen je Person sehen nur Inhaber und Admin, der Personenbezug wird nach 90 Tagen entfernt.
Anrufe annehmen. Der Telefon-Assistent folgt 2027.

Fragen zum KI-E-Mail-Assistenten für Hausverwaltungen

Kann ich Mieteranfragen damit vollständig automatisieren?

Teilweise, und nur, wenn Sie es wollen. Ab Werk legt der Assistent zu jeder Mail einen Fall mit Antwortentwurf an, und Ihr Team gibt frei. Schalten Sie den automatischen Versand ein, gehen Eingangsbestätigungen und Rückfragen raus, ab Werk für sechs Anliegen wie Schlüssel und Bescheinigungen und mit 2 Minuten Stopp-Zeit. Kündigung, Abrechnung, Hausgeld und Beschlüsse sind ab Werk ausgenommen.

Welche Funktionspostfächer kann der Assistent lesen?

Funktionspostfächer wie info@, verwaltung@ oder schaden@, die per IMAP erreichbar sind. Live geprüft haben wir das mit einem Gmail-Postfach. Für Microsoft 365 und Google Workspace ist die Anmeldung gebaut, der Test mit echten Konten ist in Vorbereitung. Persönliche Postfächer werden nicht angebunden; das regelt der AV-Vertrag (§ 7 Abs. 4).

Was ändert sich in der Mieterkommunikation?

Für Mieter und Eigentümer wenig: Sie schreiben weiter an Ihre bekannte Adresse, die Antwort kommt aus Ihrem Postfach mit Ihrer Signatur. Fehlen Angaben, bekommen sie einen persönlichen Link für Fragen und Fotos. Gibt Ihr Team eine Rückfrage frei, trägt sie den Satz, dass sie mit Unterstützung eines KI-Assistenten erstellt und von Ihnen geprüft wurde. Automatisch versendete Mails, auch Rückfragen, tragen stattdessen den Hinweis, dass sie ohne vorherige Prüfung rausgingen. Einen Datenschutzhinweis für Mieter und einen Satz für Ihre Signatur bekommen Sie als Vorlage mit den Unterlagen.

Was passiert, wenn der Assistent ein Anliegen falsch einordnet?

Ihr Team sieht am Fall, warum er so eingeordnet wurde, und ändert Anliegen, Dringlichkeit oder Objekt direkt dort. Einen Notfall stuft nur ein Mensch herab, mit Begründung. Wiederholt sich ein Fehler, passen Sie Fragen und Stufen im Katalog an oder melden ihn uns.

Was muss unsere IT für die Einrichtung tun?

Für ein IMAP-Postfach legt sie einen eigenen Zugang nur für dieses Postfach an, als eigenes Zugangskonto oder, wo möglich, als App-Passwort. IMAP und SMTP müssen erlaubt sein. Ihre Objektliste importieren Sie als CSV- oder Excel-Datei. Zuständigkeiten, Notdienste, Katalog und Signatur richten Sie in einer geführten Einrichtung ein, wir weisen Ihr Team ein. Vor dem Start schicken wir gemeinsam je Notfallart eine Testmail und halten das Ergebnis im Testprotokoll fest.

Demo mit Beispiel-Mails zu Ihren Anliegen

Nennen Sie uns drei typische Anliegen in eigenen Worten. In 30 Minuten per Video zeigen wir, wie der Assistent passende Beispiel-Mails einordnet und beantwortet. Echte Mails verarbeitet Kapazio erst nach dem AV-Vertrag.

Demo vereinbaren