Der KI-Assistent für das Postfach Ihrer Hausverwaltung
Kapazio liest info@ und schaden@, prüft jede Mail zuerst auf Notfälle und bereitet Rückfragen vor. Ihr Team bekommt zu jedem Anliegen eine Zusammenfassung und einen Antwortentwurf, den es prüft und freigibt.
Telefon-Assistent: Pilotplätze für 2027
- Namen geschwärzt, bevor die KI liest
- Notfälle zuerst, auch im Spam-Ordner
- Ohne Wechsel Ihrer Verwaltungssoftware
Gebaut für Ihr Postfach und Ihre Verwaltungssoftware
Stand der Tests je Anbindung
45,9 %der befragten Verwaltungen lehnen mehr als die Hälfte der Anfragen neuer Eigentümergemeinschaften ab.
62,1 %der befragten Verwaltungen nennen sich überlastet.
Kapazio nimmt Ihrem Team die Sortierarbeit im Postfach ab.
Quelle und Stand
- VDIV Deutschland, Branchenbarometer 2026, Pressemitteilung vom 19.08.2026. Online-Befragung vom 04.03. bis 11.05.2026, 1.078 teilnehmende Unternehmen, 476 vollständige Antworten.
- Bei 45,9 % der Unternehmen wurde mehr als die Hälfte der Anfragen neuer Eigentümergemeinschaften, die eine Verwaltung suchten, abgelehnt, nicht weiterverfolgt oder mit einem Abwehrangebot beantwortet. 62,1 % gaben an, überlastet zu sein.
Was der Assistent übernimmt und was 2027 dazukommt
Fertig gebaut, im Testbetrieb
KI-Mail-Assistent
- Liest info@ und schaden@
- Rückfragen mit Foto-Link
- Entwürfe zur Freigabe
Ab 2027 · Pilotplätze
KI-Telefonassistent
- Notfall-Taste ohne KI
- KI-Hinweis zu Beginn
- Notiz vor dem Rückruf
In der Demo sehen Sie den Mail-Assistenten mit Beispiel-Mails zu Ihren typischen Anliegen.
Demo vereinbarenWas mit einer Mieter-Mail passiert
Eine Beispiel-Mail in fünf Schritten. In Schritt 3 sehen Sie, wie der Assistent fünf weitere Mails aus unserem Probelauf eingeordnet hat.
an der Decke in unserem Bad ist seit etwa einer Woche ein brauner Wasserfleck. Er ist trocken und wird nicht größer. Wir wohnen in der Birkenallee 12, WE 5. Können Sie sich das ansehen?
Viele Grüße
Marie Beispiel · 0176 ··· 412
an der Decke in unserem Bad ist seit etwa einer Woche ein brauner Wasserfleck. Er ist trocken und wird nicht größer. Wir wohnen in der [ADRESSE_1], WE 5. Können Sie sich das ansehen?
Viele Grüße
[NAME_1] · [TELEFON_1]
Weitere Mails aus unserem ProbelaufEinordnung aus unserem Probelauf vom 04.11.2026
„… in der Birkenallee 12, WE 5 läuft gerade Wasser aus der Wand im Bad, der Boden steht schon unter Wasser.“
NotfallWasser · Regel vor der KI · Meldung an die Bereitschaft
„Die Heizung ist im ganzen Haus komplett ausgefallen, alle Wohnungen sind kalt, draußen sind minus 5 Grad.“
NotfallHeizung · Regel vor der KI · Meldung an die Bereitschaft
„Mir ist heute der Generalschlüssel für Haus und Keller verloren gegangen. Was muss ich tun?“
HeuteSchlüssel · Antwortentwurf zur Freigabe
„… in meiner Nebenkostenabrechnung 2025 ist die Position Hausmeister doppelt so hoch wie im Vorjahr.“
RegulärAbrechnung · Entwurf zur Freigabe, ab Werk vom automatischen Versand ausgenommen
„Hiermit kündige ich meine Wohnung in der Parkstraße 9, WE 2, fristgerecht zum 31.01.2027.“
RegulärKündigung · Entwurf zur Freigabe, ab Werk vom automatischen Versand ausgenommen
- Läuft gerade Wasser? Nein
- Welche Räume sind betroffen, auch Nachbarn? Nur unser Bad
- Ist Strom in der Nähe? Nein
- Können Sie Fotos schicken? 2 Fotos, 09:31
vielen Dank für Ihre Nachricht und die Fotos. Wir geben Ihre Meldung an unsere Technik weiter, die die Ursache prüft und sich bei Ihnen meldet. Wird der Fleck größer oder läuft Wasser nach, rufen Sie bitte unseren Notdienst an.
Mit freundlichen Grüßen
Lena Muster
Welche KI für Hausverwaltungen passt zu Ihrem Postfach?
Der Unterschied: Notfall-Regeln und Schwärzung kommen vor der KI.
| Merkmal | Selbst lesen | Copilot oder ChatGPT | KI in der Verwaltungssoftware | Telefon-KI mit Mail-Zusatz | Kapazio |
|---|---|---|---|---|---|
| Feste Notfall-Regeln vor der KI, auch im Spam-Ordner | wenn jemand hineinschaut | selbst bauen | je nach Anbieter | je nach Anbieter | ja |
| Namen geschwärzt, bevor eine KI liest | entfällt, keine KI | selbst lösen | je nach Anbieter | je nach Anbieter | ja |
| Ohne Wechsel der Verwaltungssoftware | ja | ja | nur mit dieser Software | ja | ja |
| Antwortentwurf im eigenen Postfach | entfällt | ja | je nach Anbieter | je nach Anbieter | ja |
| Rückfrage mit Foto-Link | entfällt | selbst bauen | je nach Anbieter | je nach Anbieter | ja |
| Preis öffentlich | entfällt | ja | je nach Anbieter | je nach Anbieter | bis 600 Einheiten |
Stand: November 2026. „Je nach Anbieter“: nicht bei allen Anbietern dieser Art gefunden. Kleinere Anbieter reiner Postfach-KI haben wir noch nicht geprüft. Kapazio ist selbst Anbieter. Zum Selbstbau: Copilot, Power Automate oder fertiger Assistent?
Quellen und Stand der Angaben
- Websites, Preisseiten und Datenschutzerklärungen von sieben Anbietern von KI-Assistenten für Hausverwaltungen, abgerufen am 08.11.2026. Sechs dieser sieben verkaufen zuerst Telefon-KI; keiner dieser sieben bietet eine Postfach-KI eigens für Hausverwaltungen als eigenes Produkt an.
- Kleinere Anbieter, die KI nur für das Postfach von Hausverwaltungen verkaufen, haben wir noch nicht geprüft.
- Mail-Funktionen in drei Verwaltungsprogrammen mit eigener KI, abgerufen am 08.11.2026. Sie arbeiten nur mit der jeweiligen Software.
- Kapazio: Unterlagen für den Mail-Assistenten, Stand 03.11.2026, und Prüfbericht vom 04.11.2026.
Was passiert, wenn nachts eine Notfall-Mail kommt?
Feste Regeln prüfen jede Mail auf Wasser, Gas, Feuer, Strom, Heizung und Aufzug, bevor die KI sie liest, auch im Spam-Ordner. Die KI kann einen Notfall hinzufügen, aber nie entfernen.
- Notfall-Regel schlägt an„Bei uns läuft Wasser aus der Decke, es hört nicht auf.“
- Meldung an Ihre BereitschaftPer Push-Mitteilung und Mail, ohne Daten der Mieter.
- Sofort-Hinweis an die Mieterin, falls eingeschaltetSicherheitshinweis und Notdienst-Nummer, als automatische Nachricht gekennzeichnet.
- Noch nicht übernommen: zweite MeldungDie Frist stellen Sie selbst ein.
Testbetrieb im November 2026. Erkennung: Probelauf mit 25 Testmails, die wir nach typischen Mieter-Anliegen geschrieben und zum Einstellen genutzt haben. Zeiten: Testaufbau mit eigenem Mailserver und Live-Test mit einem Gmail-Postfach. So haben wir getestet
Was mit den Daten Ihrer Mieter passiert
Alles zu Datenschutz und Sicherheit- Server in HelsinkiVerschlüsselt gespeichert bei der Hetzner Online GmbH in Helsinki (Finnland).
- KI von Mistral AI (Paris) über den EU-EndpunktNach AV-Vertrag § 4 sorgen wir vertraglich und im Mistral-Konto dafür, dass Mistral die Texte nicht zum Training nutzt. Das Training schalten wir ab, bevor die erste echte Mail verarbeitet wird; den Nachweis legen wir den Unterlagen bei.
- 45 TageFeste LöschfristenFälle spätestens 45 Tage nach Eingang gelöscht, Sicherungen spätestens 30 Tage danach.
- Mitteilungen verschlüsseltPush-Mitteilungen Ende-zu-Ende verschlüsselt über den Push-Dienst Ihres Geräts, ohne Daten der Mieter.
- Einblick durch Kapazio nur mit Ihrer FreigabeÜber die App sehen wir ohne Ihre Freigabe nur Zahlen. Freigabe höchstens 7 Tage, widerrufbar. Zugang zum Server haben nur benannte Personen.
- Jede Verwaltung für sichStrikte Trennung in der Datenbank, Anmeldung mit Passkey oder Code.
- AV-Vertrag mit Trainingsverbot
- Liste der Unterauftragsverarbeiter
- Technische und organisatorische Maßnahmen
- Muster der Datenschutz-Folgenabschätzung
- und 8 weitere, etwa das Löschkonzept
Wie viel Zeit spart Ihr Team im Postfach?
Gezählt wird der Mail-Assistent, das Telefon ab 2027 nur als Vorschau.
Annahmen: 6 → 2 Minuten je Mail, 26 € je Stundeändern
Vorbelegt mit unseren Annahmen: 6 und 2 Minuten je Mail.
entspricht 4,4 Arbeitstagen zu je 8 Stunden
Der Preis gilt nur für den Mail-Assistenten. Der Preis des Telefon-Assistenten folgt.
Schätzung mit Ihren Werten und unseren Annahmen. Im Pilotbetrieb messen wir die echten Werte.
So rechnen wir
25 Mails × 4 Minuten gespart × 21 Arbeitstage = 35 Stunden im Monat. 35 Stunden × 26 € = 910 €.
- 6 Minuten je Mail heute: lesen, Objekt suchen, nachfragen, antworten. 2 Minuten mit Kapazio: Entwurf prüfen und senden. Beides unsere Annahmen.
- 34,60 € je Stunde: 47.200 € Jahresgehalt brutto, der Median für Objektbetreuer mit Versammlungsleitung laut VDIV-Branchenbarometer 2025, plus rund 21 % Arbeitgeberanteil, verteilt auf 1.650 produktive Stunden im Jahr (beides unsere Annahme). 26 € für die Assistenz: unsere Annahme.
- 21 Arbeitstage im Monat, 8 Stunden je Arbeitstag.
Betrieb ab 299 € im Monat bis 600 Einheiten, Einrichtung ab 990 €, zzgl. MwSt.Alle Preise
Häufige Fragen vor dem Start
Kurz beantwortet, mit Link zur ausführlichen Stelle.
Brauchen wir wegen Kapazio einen Datenschutzbeauftragten?
Muss Ihre Verwaltung für den Einsatz eine Datenschutz-Folgenabschätzung machen, verlangt § 38 BDSG einen Datenschutzbeauftragten, intern oder extern, unabhängig von der Zahl der Beschäftigten. Schalten Sie den automatischen Versand ein, ist die Folgenabschätzung nach unserer Einschätzung Pflicht und damit auch ein Datenschutzbeauftragter. Schreibt der Assistent nur Entwürfe, ist das rechtlich nicht eindeutig; das lassen wir anwaltlich klären. Das Muster für die Folgenabschätzung gehört zu den Unterlagen für Ihren Datenschutzbeauftragten.
Was passiert, wenn die KI etwas falsch einordnet?
Ab Werk geht keine Antwort ohne Freigabe Ihres Teams raus. Eine falsche Einordnung korrigiert Ihr Team direkt im Fall. Notfälle erkennen feste Regeln, bevor die KI liest. Kündigungen, Abrechnungen, Hausgeld und Beschlüsse sind ab Werk vom automatischen Versand ausgenommen. Mehr dazu beim KI-Mail-Assistenten.
Funktioniert Kapazio mit unserer Verwaltungssoftware?
Sie behalten Ihre Software. Kapazio übergibt jeden Vorgang als strukturierte Mail an Ihr Vorgangspostfach. Anbindungen an etg24 und facilioo sind nach deren öffentlicher Schnittstelle gebaut. Freischaltung beim Anbieter und Test mit Ihrem Konto vereinbaren wir gesondert bei der Einrichtung.
Was kostet Kapazio, und wie kündige ich?
Der Betrieb kostet ab 299 € im Monat bis 600 Einheiten, die Einrichtung ab 990 €, jeweils zzgl. MwSt. Nach drei Monaten ist Kapazio monatlich kündbar. Vor der Löschung können Sie alle gespeicherten Daten selbst als ZIP-Datei herunterladen. 30 Tage nach dem Vertragsende löschen wir Ihre Verwaltung und bestätigen die Löschung in Textform; aus den Sicherungen verschwinden die Daten spätestens 30 Tage danach. Details auf der Seite Preise.
Wie arbeitet Kapazio mit den Anliegen Ihrer Verwaltung?
Das zeigen wir Ihnen in 30 Minuten per Video, an drei Ihrer typischen Anliegen mit Beispiel-Mails aus unserem Testlauf. Echte Mails verarbeitet Kapazio erst nach dem AV-Vertrag.
Demo anfragen
Name, Verwaltung und Mailadresse genügen. Wir schlagen Ihnen per Mail Termine vor.
Hat sich kein Mailprogramm geöffnet? Kopieren Sie die Anfrage und senden Sie sie an info.kapazio@gmail.com.
Die Arbeitsliste läuft bereits im Testbetrieb.
Lieber direkt schreiben? info.kapazio@gmail.com