Häufige Fragen zu Kapazio

Das hängt davon ab, wo bei Ihnen die meiste Arbeit ankommt. Kapazio beginnt im Postfach: Der Mail-Assistent liest Funktionspostfächer wie info@ und schaden@, prüft jede Mail zuerst auf Notfälle und bereitet Antworten vor. Ihre Verwaltungssoftware behalten Sie. Den Telefon-Assistenten gibt es ab 2027. Eine KI in der Verwaltungssoftware passt, wenn Sie diese Software ohnehin nutzen und sie Ihre Anliegen abdeckt.

Welche KI zu Ihrem Postfach passt: der Vergleich

Ja, als Entwurf. Der Assistent schreibt zu jedem Anliegen einen Antwortvorschlag mit den Textbausteinen Ihrer Verwaltung, in der App und ab Werk auch im Ordner „Entwürfe“ Ihres Postfachs (abschaltbar). Ihr Team prüft und sendet aus Ihrer Adresse, mit Ihrer Signatur. Zusagen zu Terminen, Kosten oder Ergebnissen und Rechtsauskünfte schließt die Anweisung an die KI aus; ab Werk gibt Ihr Team trotzdem jeden Entwurf frei.

Der KI-E-Mail-Assistent im Überblick

Er gleicht Straße, Hausnummer und Wohnung aus der Mail mit Ihrer Objektliste ab, die wir bei der Einrichtung aus einer CSV- oder Excel-Datei übernehmen. Als sicher gilt nur ein eindeutiger Treffer bei Straße und Hausnummer. Fehlt die Angabe oder ist sie unklar, schlägt der Assistent eine Rückfrage vor: Die Mieterin bekommt einen persönlichen Link, über den sie Adresse, Wohnung und bis zu fünf Fotos ergänzt. Den Abgleich macht der Assistent ohne KI, und die Antworten aus dem Link gehen nicht an die KI.

Objektabgleich und Rückfrage mit Foto-Link

Anhänge gehen nie an die KI. Steht das Anliegen nur im Anhang, ist die Mail sehr knapp oder in einer Sprache geschrieben, die die festen Notfall-Regeln nicht kennen, kann sie als normaler Fall eingeordnet werden. Die Notfall-Regeln arbeiten mit deutschen Begriffen. Rückfragen von Handwerkern zu Zugang, Angebot oder Rechnung erkennt der Assistent als eigenes Anliegen. Was zu keinem Anliegen Ihres Katalogs passt, etwa manches Schreiben einer Versicherung, landet als „Sonstiges“ bei Ihrem Team.

Wo die Einordnung Grenzen hat

Feste Regeln prüfen jede neue Mail auf Wasser, Gas, Feuer, Strom, Heizung und Aufzug, bevor eine KI sie liest. Den Spam-Ordner prüft der Assistent mit, nur lesend. Bei einem Treffer meldet er den Fall der zuständigen Person, außerhalb Ihrer Sprechzeiten auch allen mit Bereitschaft, per Push-Mitteilung, Mail und in der App; die SMS an die Bereitschaft ist in Vorbereitung. Bestätigt niemand den Notfall, folgt nach 10 Minuten (einstellbar) eine zweite Meldung. Im Antwortentwurf steht der Sicherheitshinweis oben, bei Gas etwa: Haus verlassen, 112 anrufen.

Kapazio ist kein Notrufdienst. Bei Gasgeruch, Feuer oder Gefahr für Menschen gilt immer 112.

Wie Kapazio Notfälle im Verwaltungspostfach erkennt

Das hängt vom Abruf ab. Über die Schnittstelle von Microsoft fragt der Assistent in festen Abständen nach neuen Mails: Standard sind 60 Sekunden, der kürzeste Abstand ist 15 Sekunden, den wir für Notfälle empfehlen. Jede abgerufene Mail prüfen die Notfall-Regeln als Erstes. Die Anbindung an Microsoft 365 ist gebaut, aber bisher nur gegen einen Nachbau getestet; die Messung mit einem echten Konto steht noch aus.

Zum Vergleich: Mit einem echten Gmail-Postfach lagen im Testbetrieb im November 2026 3 bis 22 Sekunden zwischen Eingang und fertigem Fall.

Notfall-Meldezeiten: was gemessen ist und was nicht

Dann hinterlegen Sie bei der Einrichtung die Notdienste Ihrer Handwerker je Gewerk, etwa Sanitär, Heizung und Elektro. Der Antwortentwurf an die Mieterin nennt die passende Notdienst-Nummer. Die Meldung des Assistenten geht an die zuständige Person, sonst an Inhaber und Admins; ob nachts jemand reagiert, liegt bei Ihrer Verwaltung.

Die feste Notfall-Antwort sagt der Mieterin, dass Ihr Bereitschaftsdienst sofort informiert wird. Ist ein Dienstleister hinterlegt, nennt sie außerhalb Ihrer Sprechzeiten zusätzlich dessen Firma und Nummer; in Ihren Sprechzeiten steht statt des Satzes zur Bereitschaft, dass sich der Dienstleister meldet. Sie ist ab Werk an, sobald Sie den automatischen Versand einschalten. Ohne Bereitschaft schalten Sie sie deshalb ab: Einstellungen › Mail-Assistent › „Feste Notfall-Antwort sofort senden“. Lassen Sie außerdem den Schalter „Mieter bei Notfällen sofort per Mail antworten“ unter Einstellungen › Benachrichtigungen aus, wie ab Werk: Er schickt die Antwort sonst trotzdem, auch ohne automatischen Versand und auch, wenn der erste Schalter aus ist. Für Notmaßnahmen bleibt Ihre Verwaltung verantwortlich.

Wer den Havariedienst anruft, tagsüber und nachts

Der Assistent läuft mit IMAP-Postfächern; live geprüft haben wir ihn mit einem Gmail-Postfach. Microsoft 365 und Google Workspace: in Vorbereitung. Die Anmeldung ohne Passwort ist für beide gebaut, aber bisher nur gegen Nachbauten getestet. Outlook nutzen Sie weiter wie gewohnt, die Entwürfe liegen im Ordner „Entwürfe“ Ihres Postfachs. Angebunden werden nur Funktionspostfächer wie info@ oder schaden@, keine persönlichen (AV-Vertrag § 7 Abs. 4).

Wie wir die Anbindungen getestet haben

Kapazio arbeitet neben Ihrer Verwaltungssoftware, Sie wechseln sie nicht. Der Assistent übergibt jeden Fall als strukturierte Vorgangs-Mail an das Postfach, das Sie festlegen.

Eine Anbindung an etg24 und facilioo ist nach deren öffentlicher Schnittstelle gebaut und bisher nur gegen Nachbauten getestet; Freischaltung und Test mit Ihrem Konto erfolgen bei der Einrichtung. Für DOMUS, PowerHaus, Immoware24 oder casavi gibt es keine Anbindung über eine Schnittstelle. Dort geht die Vorgangs-Mail an ein Postfach Ihrer Wahl; ob Ihre Software daraus selbst einen Vorgang anlegt, prüfen wir mit Ihnen bei der Einrichtung.

Was sich an Postfach und Software ändert

Deckt Ihre KI-Inbox alles ab, was Sie brauchen, brauchen Sie Kapazio nicht. Fragen Sie Ihren Anbieter nach vier Punkten: Prüfen feste Regeln jede Mail auf Notfälle, bevor eine KI sie liest, auch im Spam-Ordner? Werden Namen, Adressen und IBAN geschwärzt, bevor eine KI den Text sieht? Können Mieter fehlende Angaben und Fotos über einen Link nachreichen? Hat jeder Fall genau eine nächste Aufgabe? Diese vier Punkte bringt Kapazio mit, neben jeder Verwaltungssoftware. Die Arbeitsliste mit genau einer nächsten Aufgabe je Fall ist gebaut, automatisch getestet und läuft im Testbetrieb.

Was der Mail-Assistent im Postfach übernimmt

Damit lassen sich Mails sortieren und Entwürfe schreiben. Selbst lösen müsste Ihre Verwaltung dann: Notfall-Regeln vor der KI, die Prüfung des Spam-Ordners, das Schwärzen von Mieterdaten, den Abgleich mit der Objektliste, Löschfristen, die Unterlagen für Ihren Datenschutzbeauftragten und die Pflege bei jeder Änderung. Für einfache Abläufe kann der Selbstbau reichen.

Copilot, Power Automate oder ein fertiger Assistent?

Nein. Ab Werk geht keine Antwort automatisch an Mieter; jede gibt ein Mensch aus Ihrem Team frei. Den automatischen Versand schalten Sie selbst ein. Ab Werk gilt er dann für sechs Anliegen wie Schlüssel oder Bescheinigungen; jedes Anliegen schalten Sie einzeln ab oder zu. Kündigungen, Abrechnungen, Hausgeld und Beschlüsse sind ab Werk ausgenommen; Ihr Team antwortet dort selbst.

Automatisch gehen dann nur feste Notfall-Antworten sowie Antworten und Rückfragen zu den freigeschalteten Anliegen raus, jede mit Hinweis auf den automatischen Versand und in der App gekennzeichnet. Antworten und Rückfragen warten vorher 2 Minuten, in denen Sie sie mit „Stopp“ zurückholen; die feste Notfall-Antwort geht sofort raus.

Was automatisch rausgehen darf und was ausgenommen ist

Ja. Für Signatur und Datenschutzerklärung bekommen Sie einen Textvorschlag, der offen sagt, dass ein KI-Assistent mitarbeitet. Die Antworten selbst kommen wie bisher aus Ihrem Postfach, mit Ihrer Adresse und Ihrer Signatur. Rückfragen, die Ihr Team freigibt, tragen den Satz, dass sie mit Unterstützung eines KI-Assistenten erstellt und von Ihnen geprüft wurden. Automatisch gesendete Mails tragen immer einen festen Hinweis, dass ein KI-Assistent sie erstellt und ohne vorherige Prüfung versendet hat.

Unterlagen und Textvorlagen

Die Übersicht zählt Fälle je Person, sie bewertet niemanden. Diese Zahlen sehen nur Inhaber und Admins, und der Bezug zur Person wird nach 90 Tagen aus den gespeicherten Kennzahlen entfernt. Eine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle ist nicht Zweck der Auswertung. Gibt es in Ihrer Verwaltung einen Betriebsrat, beteiligen Sie ihn vor dem Start.

Wer in der App was sieht

Der Assistent nimmt Sortier- und Schreibarbeit ab: Er ordnet ein, fragt fehlende Angaben nach und bereitet Antworten vor. Entscheidungen, Freigaben und Gespräche bleiben bei Ihrem Team. Vor dem Start weisen wir Ihr Team ein, mit Teilnahmenachweis zur KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-Verordnung. Neu im Testbetrieb ist die Rolle „Mitarbeit mit Freigabe“: Auszubildende und Aushilfen bereiten Antworten vor, eine Kollegin oder ein Kollege gibt frei.

Wie wir mit Ihrem Team arbeiten

Für Einordnung und Entwürfe nutzt Kapazio ein Sprachmodell von Mistral AI SAS (Paris) über den EU-Endpunkt. Server und Datenbank liegen bei Hetzner Online GmbH, Rechenzentrum Helsinki (Finnland), die verschlüsselten Sicherungen an einem zweiten Hetzner-Standort. Mitteilungen aufs Handy laufen Ende-zu-Ende verschlüsselt über den Push-Dienst Ihres Geräts und enthalten nur Fallnummer und Anliegen, bei Notfällen auch Firma und Nummer Ihres Dienstleisters. Der Anbieter für Systemmails wie Anmeldecodes steht noch nicht fest.

Wer Ihre Daten verarbeitet

Nicht im Klartext, soweit der Assistent sie erkennt: Er ersetzt sie vorher durch Platzhalter. Der Kapazio-Server liest die Mail im Original; bevor der Text an die KI geht, tauscht er Namen, Adressen, Telefonnummern, Mailadressen, IBAN, Geburtsdaten und erkennbare Gesundheitsangaben aus (Pseudonymisierung). Anhänge und Fotos gehen nie an die KI. Die Zuordnung der Platzhalter bleibt auf dem Kapazio-Server, die Anrede mit Namen setzt das Programm erst nach der KI ein.

Die Grenze: Freitext lässt sich nie vollständig erkennen. Einen Namen mitten im Satz, ohne Anrede oder Gruß, erkennt der Assistent nur, wenn er ihn kennt, etwa als Absender.

So schwärzt Kapazio Mieterdaten vor der KI

Über die App sieht unser Support ohne Ihre Freigabe nur Zahlen, keine Inhalte. Einblick in Fälle gibt es nur, wenn Inhaber oder Admin ihn freigeben: mit Name, Grund und Enddatum, höchstens 7 Tage, jederzeit widerrufbar. Jede Anfrage des Supports steht im Protokoll; den Beginn und jede Änderung meldet die App Inhaber und Admin. Postfach-Zugänge, Benutzer und Rollen kann der Support auch mit Freigabe nicht ändern. Zugang zum Server selbst haben nur benannte Personen bei Kapazio; sie werden schriftlich zur Vertraulichkeit verpflichtet. Alle Inhalte sind in der Datenbank verschlüsselt gespeichert.

Zugriff und Verschlüsselung

12 Unterlagen für den Mail-Assistenten, heute als Entwurf, vor dem Versand anwaltlich geprüft:

• AV-Vertrag
• Liste der Unterauftragsverarbeiter
• Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
• Muster für die Datenschutz-Folgenabschätzung
• Eintrag für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
• Löschkonzept
• Textvorschlag für Datenschutzerklärung und Mail-Signatur
• Einweisung der Mitarbeitenden
• Vorlage IT-Richtlinie für Funktionspostfächer
• Notfallkonzept mit Testprotokoll
• Einstufung nach der KI-Verordnung
• Leistungsbeschreibung „Assistenz, kein Notrufdienst“

2 weitere kommen mit dem Telefon-Assistenten.

Alle Unterlagen mit Stand

Wenn Ihre Verwaltung für den Einsatz eine Datenschutz-Folgenabschätzung machen muss, ja: Dann verlangt § 38 Abs. 1 Satz 2 BDSG einen Datenschutzbeauftragten, unabhängig von der Zahl der Mitarbeitenden, intern oder extern. Schalten Sie den automatischen Versand ein, ist die Folgenabschätzung nach unserer Einschätzung Pflicht und damit auch ein Datenschutzbeauftragter. Ob die Folgenabschätzung bei einem Assistenten, der nur Entwürfe schreibt, nötig ist, ist rechtlich nicht eindeutig. Wir empfehlen, sie vorsorglich zu machen; das Muster dafür bekommen Sie mit den Unterlagen.

Muster für die Folgenabschätzung und weitere Unterlagen

Ein Fall wird gelöscht, sobald er erledigt ist, spätestens 45 Tage nach Eingang. Sicherungen laufen täglich, keine Kopie ist älter als 30 Tage. Als Spam, Werbung oder privat eingestufte Mails sind nach 3 Tagen gelöscht, das Protokoll ohne Inhalte bleibt 365 Tage. Nach AV-Vertrag § 4 sorgen wir vertraglich und im Mistral-Konto dafür, dass Mistral die Texte nicht zum Training nutzt. Das Training schalten wir ab, bevor die erste echte Mail verarbeitet wird; den Nachweis legen wir den Unterlagen bei. Zur Missbrauchserkennung speichert Mistral Ein- und Ausgaben nach eigenen Bedingungen befristet; ob Mistral für uns ganz darauf verzichtet, ist noch offen.

Alle Löschfristen im Überblick

Im AV-Vertrag verpflichten wir uns, eine Datenpanne unverzüglich zu melden, spätestens binnen 24 Stunden, nachdem wir davon wissen. Die Meldung kommt in Textform, mit den Angaben nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO, soweit sie bekannt sind. Gleichzeitig ergreifen wir Maßnahmen, um die Folgen einzudämmen.

Datenpanne, Ausfall und Wiederherstellung

Bis 600 Einheiten kostet der Betrieb ab 299 € im Monat, die Einrichtung ab 990 € einmalig, jeweils zzgl. MwSt. Verwalten Sie mehr als 600 Einheiten, nennen wir Ihnen den Preis für Ihre Größe in der Demo.

Alle Preise und was darin steckt

Ja, drei Monate; danach ist Kapazio monatlich kündbar. Endet der Vertrag direkt nach den drei Monaten, zahlen Sie bis 600 Einheiten insgesamt ab 1.887 € zzgl. MwSt. Eine kostenlose Testphase gibt es nicht.

Kostenlos ist die Demo: 30 Minuten per Video, mit Beispiel-Mails zu Ihren typischen Anliegen und ohne echte Mieterdaten. Nach der Einrichtung schreibt der Assistent zunächst nur Entwürfe, die Ihr Team prüft. Bis zur Löschung laden Sie alle gespeicherten Daten selbst als ZIP-Datei herunter; 30 Tage nach dem Vertragsende löschen wir alles und bestätigen Ihnen die Löschung in Textform.

Laufzeit, Export und Löschung

Entscheidend ist die Zeit, die Ihr Team im Postfach verbringt, nicht die Zahl der Einheiten. Bis 600 Einheiten kostet Kapazio im ersten Jahr ab 4.578 € netto (990 € Einrichtung und 12 × 299 €). Ausgeglichen ist das, wenn Ihr Team je Arbeitstag so viel Zeit spart:

• Assistenz mit 26 € je Stunde: rund 42 Minuten, ab dem zweiten Jahr rund 33 Minuten
• Objektbetreuung mit 34,60 € je Stunde: rund 32 Minuten, ab dem zweiten Jahr rund 25 Minuten

Gerechnet mit 252 Arbeitstagen; die Stundensätze sind unsere Annahmen.

So rechnen wir: ab wann es sich lohnt

Geplant sind rund zwei Wochen: Einrichtung mit Objektliste, Notdiensten und Postfach, danach ein Probelauf, in dem der Assistent nur Entwürfe schreibt. Vor dem Start prüfen wir gemeinsam mit einer Testmail je Notfallart, dass Erkennung und Meldung funktionieren. Ihr IT-Dienstleister richtet für jedes Funktionspostfach einen eigenen Zugang nur für dieses Postfach ein, etwa ein App-Passwort für IMAP. Bei Microsoft 365 (in Vorbereitung) beschränkt er den Zugriff der App auf die Funktionspostfächer.

Was die Einrichtung umfasst

Kapazio ist eine Assistenz, kein Notrufdienst: Entwürfe sind Vorschläge, die Ihr Team prüft und freigibt, und Notdienst und Bereitschaft stellt Ihre Verwaltung sicher. Haftung und Höchstbetrag regelt der Vertrag, den Sie vor der Unterschrift prüfen. Ob Ihre Berufshaftpflicht nach § 15 MaBV den Einsatz eines KI-Assistenten abdeckt, ist nicht allgemein geklärt. Lassen Sie es sich vor dem Start von Ihrem Versicherer schriftlich bestätigen.

Leistungsbeschreibung und weitere Unterlagen

Dann landen alle Mails wie heute in Ihrem Postfach, nur die Vorsortierung fehlt. Nach der Wiederherstellung liest der Assistent sie nach. Vorgesehen ist eine Betriebsprüfung alle 10 Minuten, die bei Störungen zwei Personen bei Kapazio alarmiert. Unser Ziel nach einem Ausfall ist die Wiederherstellung binnen 4 Stunden; gesichert wird täglich. Sicherung und Wiederherstellung sind bisher nur lokal getestet; auf dem Produktivserver richten wir den Betrieb vor dem ersten Kunden ein.

Was bei einem Ausfall passiert

Ab 2027. Pilotplätze für Verwaltungen vergeben wir schon jetzt. Der Mail-Assistent ist fertig gebaut und im Testbetrieb.

Der KI-Telefonassistent ab 2027

Ja. Geplant ist, dass der Telefon-Assistent zu Beginn offen sagt, dass er eine KI ist, und nach dem Einverständnis fragt. Wer nicht einverstanden ist, soll zu Sprechzeiten mit einem Menschen verbunden werden, sonst mit einer Mailbox ohne KI-Auswertung. Notfälle sollen Ihre Bereitschaft über eine Taste erreichen, ohne KI; eine Tonaufnahme ist nicht geplant.

KI-Hinweis und Einverständnis am Telefon