Zusammenfassen
Copilot zieht die wichtigen Punkte aus einem Mailverlauf. Bei langen Schreiben von Mietern, Eigentümern oder Anwälten spart das Lesezeit.
Copilot, Power Automate oder ein fertiger Assistent?
Wer Microsoft 365 nutzt, hat viele Bausteine für ein entlastetes Postfach schon im Haus. Für Sortieren, Zusammenfassen und Entwürfe reichen sie oft; Notfälle, Schwärzung und Löschfristen lösen Sie beim Selbstbau selbst. Ob Copilot, Power Automate oder ein KI-Assistent für Hausverwaltungen zu Ihnen passt, zeigt der Vergleich.
Gibt es in Microsoft 365
- Neue Mail im Funktionspostfach erkennenPower Automate, Auslöser für freigegebene Postfächer
- „Wasser“ in Betreff oder Text findenOutlook-Regel
- Mail zusammenfassen, Antwort entwerfenCopilot in Outlook
Bauen und pflegen Sie selbst
- Spam-Ordner mitprüfeneigener Ablauf für den Ordner
- Nachalarm, wenn niemand reagierteigener Ablauf mit Wartezeit
- Namen schwärzen, bevor eine KI liesteigene Lösung vor dem KI-Schritt
- Objekt und Wohnung zuordnenAbgleich mit Ihrer Objektliste
Das Wichtigste in Kürze
Stand: November 2026, Angaben zu Microsoft nach der Microsoft-Dokumentation- Outlook-Regeln
- Sortieren nach Absender und Wörtern: verschieben, markieren, weiterleiten. Den Inhalt verstehen sie nicht.
- Copilot in Outlook
- Fasst zusammen, schreibt Entwürfe und priorisiert neue Mails. Laut Microsoft auch in freigegebenen Postfächern, mit einer Copilot-Lizenz für Unternehmen.
- Power Automate
- Eigene Abläufe aus Postfach, KI-Bausteinen und anderen Diensten. KI-Schritte verbrauchen Credits.
- Selbst lösen
- Notfall-Regeln vor der KI, Spam-Ordner, Schwärzung, Objektabgleich, Löschfristen, Unterlagen für den Datenschutz und die Pflege.
- Selbstbau reicht, wenn
- Sie vor allem sortieren und formulieren wollen und jemand im Haus die Abläufe baut und pflegt.
- Fertiger Assistent
- Bei Kapazio sind Notfall-Regeln, Schwärzung vor der KI und Löschfristen eingebaut, ab 299 € im Monat bis 600 Einheiten.
Was Microsoft 365 im Verwaltungspostfach schon kann
Je Baustein die Kurzfassung, Einzelheiten und Beispiel zum Aufklappen.
Was Outlook-Regeln im Verwaltungspostfach können
Eine Outlook-Regel prüft eingehende Mails auf feste Merkmale wie Absender oder Wörter und führt dann eine Aktion aus. In Microsoft 365 enthalten; den Inhalt verstehen Regeln nicht.Regeln und Beispiel ansehenZuklappen
Eine Outlook-Regel prüft eingehende Mails auf feste Merkmale und führt dann eine Aktion aus. Bedingungen sind etwa der Absender oder ein Wort in Betreff oder Text, Aktionen etwa „Verschieben in“, „Weiterleiten an“, „Als wichtig markieren“ oder eine Kategorie.
Im neuen Outlook und in Outlook im Web laufen Regeln auf dem Server, also auch dann, wenn niemand angemeldet ist.
- Gut für Routine: Rechnungen in die Buchhaltung, Newsletter aussortieren, Mails eines Dienstleisters markieren.
- In Microsoft 365 enthalten, ohne weitere Lizenz und ohne Programmierung.
Regel „Notfall Wasser“Beispiel
WennBetreff oder Textkörper enthält „Wasser“
DannAls wichtig markieren und weiterleiten an bereitschaft@hv-muster.example
Trifft auch: „Darf ich im Hof Wasser für die Blumen nehmen?“
Trifft nicht: „Rohrbruch im Bad“, solange „Rohrbruch“ nicht in der Regel steht.
Eine Regel handelt einmal. Reagiert niemand auf die Weiterleitung, meldet sie sich nicht noch einmal.
Copilot in Outlook: was die KI im Postfach kann
Fasst zusammen, schreibt Entwürfe und priorisiert neue Mails, laut Microsoft auch in freigegebenen Postfächern, mit einer Copilot-Lizenz für Unternehmen. Eine Meldung an die Bereitschaft mit Nachalarm oder den Abgleich mit Ihrer Objektliste bauen Sie selbst.Copilot im Einzelnen ansehenZuklappen
Copilot hilft beim Lesen und Schreiben einzelner Mails, laut Microsoft im eigenen Postfach und in freigegebenen Postfächern, auf die der Nutzer Zugriff hat. Die Postfächer müssen in Exchange Online liegen; Microsoft nennt dafür eine Copilot-Lizenz für Unternehmen.
Entwurf und Coaching
Antwortentwürfe nach Ihrer Vorgabe, Ton und Länge wählbar. Zu eigenen Entwürfen gibt Copilot Hinweise zu Ton und Klarheit.
Priorisieren
Copilot bewertet neue Mails beim Eingang mit hoher, normaler oder niedriger Priorität. Welche Themen wichtig sind, nennen Sie in den Einstellungen. Laut Microsoft klappt das bisher nur in einem Teil der Sprachen.
Was Sie dazubauen
Zusammenfassung und Entwurf entstehen, wenn jemand die Mail öffnet und Copilot fragt; nur das Priorisieren läuft beim Eingang. Eine Meldung an die Bereitschaft mit Nachalarm, eine Rückfrage mit Foto-Link oder den Abgleich mit Ihrer Objektliste bauen Sie selbst, zum Beispiel mit Power Automate.
Nicht verfügbar in Gruppenpostfächern und in Postfächern außerhalb von Exchange Online, laut den häufigen Fragen von Microsoft zu Copilot in Outlook, Stand Oktober 2026.
Was Power Automate im Verwaltungspostfach leistet
Power Automate verbindet Ihr Postfach mit KI-Bausteinen und anderen Diensten zu eigenen Abläufen; KI-Schritte verbrauchen Credits. Microsoft nennt selbst Grenzen, etwa Auslöser, die in seltenen Fällen verzögert starten oder einzelne Mails übersehen.Ablauf und Grenzen ansehenZuklappen
Ablauf „Notfall-Mail melden“Beispiel
- AuslöserNeue Mail in einem freigegebenen PostfachOrdner: Posteingang
- KI-BausteinMail einordnen: Notfall, Rechnung, Sonstigesverbraucht Credits je Textmenge und Modell
- BedingungIst es ein Notfall?
- AktionMitteilung an die Bereitschaft
Für Notfälle kommt dazu
- ein zweiter Ablauf für den Spam-Ordner
- ein Nachalarm nach einer Wartezeit
- das Schwärzen vor dem KI-Baustein
Power Automate verbindet Ihr Postfach mit KI-Bausteinen und anderen Diensten zu eigenen Abläufen. Ein Auslöser startet den Ablauf, wenn eine neue Mail eingeht, auch in einem freigegebenen Postfach, auf Wunsch gefiltert nach Ordner, Absender oder Betreff.
Für KI-Schritte gibt es fertige Bausteine, etwa zum Einordnen, Zusammenfassen oder Antworten. Sie verbrauchen Credits, abhängig von Textmenge und Modell.
Grenzen, die Microsoft selbst nennt
- Ein Auslöser prüft nur den Ordner, für den er eingerichtet ist. Für jedes weitere Postfach braucht es einen eigenen Ablauf.
- In seltenen Fällen startet ein Auslöser bis zu eine Stunde verzögert.
- Kommen viele Mails gleichzeitig, kann der Auslöser in seltenen Fällen einzelne übersehen.
- Schlägt ein Ablauf dauerhaft fehl, schaltet Power Automate ihn nach 14 Tagen ab.
- Im Verlauf jeder Ausführung sind Ein- und Ausgaben zu sehen, also auch Mailinhalte, solange Sie diese nicht als geschützt markieren. Ausführungen bleiben 30 Tage gespeichert.
Was Sie beim Selbstbau selbst lösen müssen
Jeder Punkt lässt sich bauen. Er muss aber gebaut, getestet, beschrieben und gepflegt werden, von Ihnen oder Ihrem IT-Dienstleister. Im KI-E-Mail-Assistenten für Hausverwaltungen gehören alle sieben Punkte zum Ablauf.
- Notfall-Regeln vor der KIWortgruppen für Wasser, Gas, Feuer, Strom, Heizung und Aufzug, die vor jeder KI greifen. Eine KI darf einen Treffer nicht wieder entfernen.Bei Kapazio: eingebaut, mit Nachalarm nach 10 Minuten. Wie die Notfall-Regeln arbeiten
- Spam-OrdnerEin eigener Ablauf, der den Spam-Ordner auf Notfälle prüft, ohne dort etwas zu verschieben oder jede Werbemail mitzuspeichern.Bei Kapazio: nur lesend, ohne Treffer wird nichts gespeichert.
- Schwärzung vor der KINamen, Adressen, Telefonnummern und IBAN durch Platzhalter ersetzen, bevor ein Sprachmodell den Text sieht, und sie danach wieder einsetzen.Bei Kapazio: Pseudonymisierung vor jeder KI-Anfrage. So schwärzt Kapazio Mieterdaten vor der KI
- Objekt- und WohnungsabgleichAdresse und Wohnung aus der Mail mit Ihrer Objektliste abgleichen und nachfragen, wenn etwas fehlt.Bei Kapazio: Abgleich mit Ihrer Objektliste, Rückfrage mit Foto-Link.
- LöschfristenFür Fälle, Anhänge, Verläufe der Abläufe und Sicherungen. Power Automate hält jede Ausführung 30 Tage vor.Bei Kapazio: Fälle spätestens 45 Tage nach Eingang gelöscht, Sicherungen höchstens 30 Tage danach. Alle Löschfristen
- AV-Unterlagen und DSFAVerzeichniseintrag, Löschkonzept, Einweisung der Mitarbeitenden und die Prüfung, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist, schreiben Sie für den eigenen Ablauf selbst.Bei Kapazio: 12 Unterlagen als Entwurf, vor dem Versand anwaltlich geprüft. Unterlagen für Ihren Datenschutzbeauftragten
- Pflege bei jeder ÄnderungNeue Objekte, Zuständigkeiten, Notdienste, Urlaub, neue Fassungen von Auslösern oder Lizenzen. Ein Beispiel: Microsoft stellt die Abrechnung der KI-Bausteine gerade von AI-Builder-Credits auf Copilot Credits um.Bei Kapazio: Objekte, Notdienste und Zuständigkeiten pflegen Sie ohne Programmierung in der App. Aktualisierungen, Sicherungen und Überwachung übernehmen wir.
Wann der Selbstbau reicht
- Sie bekommen wenige Mails am Tag, und Ihr Team liest sie ohnehin.
- Sie wollen vor allem sortieren: Rechnungen, Newsletter, bestimmte Absender. Dafür reichen Outlook-Regeln.
- Sie suchen Hilfe beim Lesen und Formulieren langer Mails. Das kann Copilot in Outlook.
- Jemand im Haus oder Ihr IT-Dienstleister baut und pflegt Abläufe in Power Automate und hat dafür Zeit.
- Notfälle laufen bei Ihnen über eine Notdienst-Nummer, im Postfach geht es um Routine.
- Ihre Verwaltungssoftware bringt eine eigene Mail-KI mit, die Notfälle und Datenschutz so löst, wie Sie es brauchen.
Wann ein fertiger Assistent besser passt
- Viele Mails in info@ und schaden@, auch abends und am Wochenende.
- Notfälle kommen auch per Mail, und Ihr Team braucht eine Meldung mit Nachalarm.
- Ihr Datenschutzbeauftragter erwartet Unterlagen, bevor Mieterdaten an eine KI gehen.
- Niemand im Haus soll Abläufe bauen, testen und pflegen.
Pflegeliste Selbstbau
Beim Selbstbau braucht jeder Ablauf jemanden, der ihn nach dem Start prüft und pflegt.Beispiel ansehen: wer was pflegtZuklappen
- Notfall-Regeln anpassenwenn eine Notfall-Mail durchrutscht oder ein Fehlalarm kommtWer? Ihr Team / IT-Dienstleister
- Objektliste aktualisierenbei jedem neuen Objekt und jedem Wechsel der ZuständigkeitWer? Ihr Team / IT-Dienstleister
- Abläufe nach Microsoft-Änderungen prüfenwenn Microsoft Auslöser, Lizenzen oder die Abrechnung ändertWer? Ihr Team / IT-Dienstleister
- Löschfristen kontrollierenfür Fälle, Anhänge, Verläufe der Abläufe und SicherungenWer? Ihr Team / IT-Dienstleister
Copilot, Power Automate oder KI-Assistent für Hausverwaltungen im Vergleich
Die Tabelle vergleicht nur, was im Verwaltungspostfach zählt. Microsoft 365 kann darüber hinaus viel mehr.
| Aufgabe im Postfach | Outlook-Regeln | Copilot in Outlook | Power Automate | Kapazio Mail-Assistent |
|---|---|---|---|---|
| Neue Mails ohne Zutun bearbeiten | ja, nach festen Merkmalen | Priorisieren beim Eingang, sonst auf Anfrage | ja, je Postfach ein Ablauf | ja, jede neue Mail |
| Anliegen verstehen und einordnen | nein, nur Wörter | Zusammenfassung und Priorität | mit KI-Bausteinen, gegen Credits | 16 Anliegen, 5 Dringlichkeitsstufen |
| Antwortentwurf | nein | ja, auf Anfrage | mit KI-Baustein, selbst einrichten | ja, in der App und ab Werk auch im Ordner „Entwürfe“ (abschaltbar) |
| Feste Notfall-Regeln vor der KI | Wortregel möglich | Themen für hohe Priorität | selbst bauen | eingebaut, die KI kann einen Treffer nicht entfernen |
| Meldung an die Bereitschaft mit Nachalarm | Weiterleitung, ohne Nachalarm | nein | selbst bauen | Push-Mitteilung und Mail, Nachalarm nach 10 Minuten |
| Spam-Ordner auf Notfälle prüfen | wirken auf Mails im Posteingang | prüft den Posteingang | eigener Ablauf für den Ordner | eingebaut, nur lesend |
| Namen schwärzen, bevor eine KI liest | keine KI beteiligt | arbeitet mit der Mail, wie sie im Postfach liegt | selbst bauen | ja, vor jeder KI-Anfrage |
| Wo die Mails verarbeitet werden | in Microsoft 365 | in Microsoft 365, EU-Datengrenze | in der Microsoft-Cloud | Abruf aus Ihrem Postfach, Server bei Hetzner in Helsinki, KI von Mistral über den EU-Endpunkt |
| Wer baut und pflegt | Sie | Microsoft die Funktion, Sie die Einstellungen | Sie oder Ihr IT-Dienstleister | wir den Betrieb, Sie Objekte und Notdienste in der App |
Stand: November 2026. Angaben zu Microsoft nach der Microsoft-Dokumentation, Quellen am Seitenende. „Nein“ heißt: gehört nicht zur beschriebenen Funktion.
Copilot und DSGVO: was Microsoft zusagt und was Ihr Datenschutzbeauftragter prüft
Ob eine KI Mieterdaten verarbeiten darf, bewertet Ihr Datenschutzbeauftragter. Für beide Wege gibt es Zusagen, die er nachlesen und prüfen kann.Zusagen beider Wege ansehenZuklappen
Microsoft zu Copilot
- Copilot hält laut Microsoft die Zusagen für Microsoft-365-Geschäftskunden ein, darunter die DSGVO und die EU-Datengrenze.
- Eingaben, Antworten und Daten, auf die Copilot in Microsoft 365 zugreift, also auch Ihre Mails, nutzt Microsoft nach eigener Aussage nicht zum Training der Basismodelle.
- Copilot zeigt nur Inhalte, die der jeweilige Nutzer sehen darf.
- Modelle von Anthropic, die Administratoren zuschalten können, sind laut Microsoft derzeit von der EU-Datengrenze ausgenommen.
Kapazio
- Der Kapazio-Server ruft Ihre Mails ab. Geschwärzt wird, bevor die KI den Text liest: Namen, Adressen, Telefonnummern und IBAN werden durch Platzhalter ersetzt.
- Server bei Hetzner in Helsinki, KI von Mistral (Paris) über den EU-Endpunkt. Anhänge gehen nie an die KI.
- Nach AV-Vertrag § 4 sorgen wir vertraglich und im Mistral-Konto dafür, dass Mistral die Texte nicht zum Training nutzt. Das Training schalten wir ab, bevor die erste echte Mail verarbeitet wird; den Nachweis legen wir den Unterlagen bei.
- 12 Unterlagen für den Mail-Assistenten als Entwurf, vor dem Versand anwaltlich geprüft.
Der Unterschied liegt darin, was das Sprachmodell zu sehen bekommt: Bei Copilot die Mail, wie sie im Postfach liegt, innerhalb von Microsoft 365. Bei Kapazio den Text, in dem Namen, Adressen, Telefonnummern und IBAN durch Platzhalter ersetzt sind. Geschwärzt wird auf dem Kapazio-Server bei Hetzner, das Sprachmodell läuft bei Mistral über den EU-Endpunkt.
Die Beschreibung des Anliegens und die Wohnungsnummer bleiben im Text, damit die KI den Fall einordnen kann. Was die KI von einer Mieter-Mail sieht und wo die Schwärzung an Grenzen stößt
Fragen zum Selbstbau
Brauchen wir für Kapazio eine Copilot-Lizenz?
Nein. Kapazio nutzt eine eigene KI, Mistral (Paris) über den EU-Endpunkt. Ihre Microsoft-365-Lizenzen bleiben, wie sie sind, und Copilot können Sie daneben weiter für eigene Mails nutzen.
Wir haben schon Regeln und Abläufe in Microsoft 365. Müssen die weg?
Nein. Der Assistent liest neue Mails im Posteingang und im Spam-Ordner der Funktionspostfächer, die Sie verbinden. Verschiebt eine Regel Mails vorher in andere Ordner, sieht er sie nicht. Prüfen Sie solche Regeln deshalb vor dem Start. Legen Sie außerdem fest, welches System Mietern automatisch antwortet, damit niemand zwei Antworten bekommt. Ab Werk antwortet Kapazio Mietern nicht automatisch.
Die Anbindung an Microsoft 365 ist bei Kapazio gebaut und bisher nur gegen einen Nachbau getestet; der Test mit einem echten Konto ist in Vorbereitung.
Was kostet der Selbstbau?
Neben Lizenzen vor allem Arbeitszeit: Abläufe bauen, mit Testmails prüfen, Unterlagen für den Datenschutz schreiben und alles pflegen, wenn sich Objekte, Zuständigkeiten oder Funktionen von Microsoft ändern. KI-Schritte in Power Automate verbrauchen Credits, abhängig von Textmenge und Modell.
Kapazio kostet ab 299 € im Monat bis 600 Einheiten, Einrichtung ab 990 €, nach 3 Monaten monatlich kündbar, zzgl. MwSt. Preise für den Mail-Assistenten
Können wir erst selbst bauen und später wechseln?
Ja. Ihre Objektliste übernehmen wir als CSV- oder Excel-Datei, Notdienste und Zuständigkeiten richten wir bei der Einrichtung mit Ihnen ein. Vor dem Start prüfen wir gemeinsam mit einer Testmail je Notfallart, dass Erkennung und Meldung funktionieren.
Quellen und Stand der Angaben (Microsoft-Dokumentation, abgerufen am 08.11.2026)
- Microsoft Support: Verwalten von E-Mail-Nachrichten mithilfe von Regeln in Outlook (Zweck, Bedingungen, Aktionen)
- Microsoft Support: Bearbeiten oder Korrigieren einer fehlerhaften Regel in Outlook (serverseitige Regeln, unterstützte Bedingungen und Aktionen)
- Microsoft Support: Häufig gestellte Fragen zu Copilot in Outlook, Stand Oktober 2026 (Funktionen, Postfacharten, Lizenz)
- Microsoft Learn: Data, Privacy, and Security for Microsoft Copilot, aktualisiert am 04.11.2026 (DSGVO, EU-Datengrenze, kein Training, Anthropic-Modelle)
- Microsoft Learn: Office 365 Outlook Connector, Abschnitt „Known issues and limitations with triggers“ (Ordner, Verzögerung bis zu einer Stunde, übersehene Mails, ein Ablauf je Postfach)
- Microsoft Learn: Limits of automated, scheduled, and instant flows (30 Tage Aufbewahrung, Abschalten nach 14 Tagen mit Fehlern)
- Microsoft Learn: Secure data used in cloud flows (Ein- und Ausgaben im Ausführungsverlauf)
- Microsoft Learn: Licensing and AI Builder credits (Abrechnung von KI-Prompts, Umstellung auf Copilot Credits)
Ihr Postfach mit Beispiel-Mails durchspielen
30 Minuten per Video: Sie sehen mit Beispiel-Mails zu Ihren typischen Anliegen, was der Assistent übernimmt. Danach entscheiden Sie in Ruhe, ob ein Selbstbau reicht.