Datenschutz­erklärung der Website

Entwurf: Vor dem Livegang Firmendaten und Hoster eintragen, eine eigene Mailadresse bei einem EU-Anbieter einrichten, die Verträge zur Auftragsverarbeitung abschließen und alles anwaltlich prüfen lassen.

Wer verantwortlich ist

Kapazio [Rechtsform]
[Straße und Hausnummer]
[PLZ] Langenfeld (Rheinland)
E-Mail: info.kapazio@gmail.com

Datenschutzbeauftragter: [Name und Kontakt, sobald benannt]

Was beim Besuch der Website passiert

Keine Cookies, keine Analyse, keine fremden Server

Die Website setzt keine Cookies und nutzt auch keinen lokalen Speicher Ihres Browsers. Wir nutzen keine Analyse- oder Werbedienste und binden keine Inhalte sozialer Netzwerke, Karten oder Videos fremder Anbieter ein. Schriften, Bilder, Symbole und Skripte liefert unser eigener Server aus. Beim Aufruf einer Seite gehen deshalb keine Daten an fremde Server.

Links zu anderen Websites, etwa zu Quellen, öffnen sich erst, wenn Sie sie anklicken. Dort gilt die Datenschutzerklärung des jeweiligen Anbieters.

Server-Protokolle

Bei jedem Aufruf speichert unser Hoster [Name, Sitz] technisch notwendige Angaben: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, die zuvor besuchte Seite sowie Browser und Betriebssystem. Das dient dem sicheren Betrieb und der Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist eine sichere, erreichbare Website. Die Protokolle werden nach höchstens [7] Tagen gelöscht. [Mit dem Hoster besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.]

[Nur aufnehmen, wenn so eingerichtet:] Aus den Protokollen zählen wir ohne IP-Adressen, welche Seiten aufgerufen werden und von welchen Seiten Besucher kommen, zum Beispiel von Suchmaschinen. So sehen wir, welche Inhalte weiterhelfen.

Was mit Ihrer Anfrage passiert

So funktioniert das Formular

Das Formular schickt nichts an unseren Server. Wenn Sie auf „Anfrage per Mail senden“ klicken, prüft Ihr Browser die Eingaben und öffnet Ihr Mailprogramm mit einer fertigen Mail an info.kapazio@gmail.com. Erst wenn Sie diese Mail absenden, erhalten wir Ihre Angaben. Schreiben Sie uns ohne Formular direkt, gilt dasselbe.

Was in der Mail steht

Die Mail enthält, was Sie eintragen: Name, Verwaltung und E-Mail-Adresse, auf Wunsch Telefonnummer und Zahl der verwalteten Einheiten, Ihr Interesse und Ihre Nachricht. Dazu fügt das Formular eine Zeile „Herkunft“ an: die Seite mit dem Formular, die Seite, von der Sie gekommen sind, und gegebenenfalls den Link, über den Sie das Formular geöffnet haben. Bei fremden Websites steht dort nur deren Name, etwa „google.de“, ohne Suchbegriffe. Sie sehen diese Zeile in der Mail und können sie vor dem Absenden löschen.

Bitte schicken Sie uns keine Daten von Mietern oder Eigentümern. Für die Demo nutzen wir Beispiel-Mails aus unserem Testlauf.

Wofür wir die Angaben nutzen

Wir nutzen Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten, einen Termin abzustimmen oder ein Angebot zu erstellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Zeile „Herkunft“ werten wir aus, um zu sehen, welche Seiten zu Anfragen führen; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Ihre Angaben sind freiwillig. Ohne Name und E-Mail-Adresse können wir eine Anfrage aber nicht beantworten. Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall findet nicht statt.

Wer die Mail erhält

Ihre Mail liegt in unserem Postfach bei Google (Gmail). Eine Verarbeitung außerhalb der EU ist dort nicht ausgeschlossen; einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gibt es nicht. Weitere Empfänger gibt es nicht.

[Mit der eigenen Adresse bei einem EU-Anbieter ersetzen durch: Ihre Mail liegt in unserem Postfach bei [Name und Sitz des E-Mail-Anbieters]. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Weitere Empfänger gibt es nicht.]

Wie lange wir sie speichern

Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir Ihre Anfrage spätestens [6] Monate nach dem letzten Kontakt. Kommt ein Vertrag zustande, bewahren wir die Mails nach den gesetzlichen Fristen für Geschäftsbriefe auf.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine kurze Mail an info.kapazio@gmail.com genügt.

Widerspruch

Verarbeiten wir Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, etwa in den Server-Protokollen oder bei der Zeile „Herkunft“, können Sie dem aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Beschwerde

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), zum Beispiel in dem Bundesland, in dem Sie wohnen oder arbeiten.

Daten im Mail-Assistenten

Diese Erklärung gilt nur für die Website. Setzt eine Verwaltung den Mail-Assistenten ein, ist sie für die Daten ihrer Mieter und Eigentümer verantwortlich; Kapazio verarbeitet sie dann als Auftragsverarbeiter nach dem AV-Vertrag. Wie die Schwärzung vor der KI, die Löschfristen und die Liste der Dienstleister aussehen, steht unter Datenschutz und Sicherheit.

Stand: November 2026