Preise für den KI-Assistenten: ab 299 € im Monat

Den KI-Assistenten für Ihr Postfach gibt es zum Preis ab 299 € im Monat für Hausverwaltungen bis 600 Einheiten, die Einrichtung einmalig ab 990 €. Nach drei Monaten ist er monatlich kündbar.

Alle Preise zzgl. MwSt. · Stand November 2026

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Ihr Preis nach Größezzgl. MwSt.

Verwaltete Einheiten400

Betrieb im Monat: ab 299 €
Je Einheit und Monat: ab 0,75 €
Erstes Jahr mit Einrichtung: ab 4.578 €
Bei Vertragsende nach 3 Monaten: ab 1.887 €

Mehr als 600 Einheiten? Den Preis nach Einheiten nennen wir Ihnen in der Demo.

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Was im Preis steckt

Ein Assistent, der nur für das Postfach einer Hausverwaltung gebaut ist: Notfall-Regeln vor der KI, Schwärzung von Mieterdaten, Unterlagen für Ihren Datenschutzbeauftragten und eine Einrichtung mit Ihrer Objektliste.

Betrieb

Der Mail-Assistent für Ihre Funktionspostfächer

ab 299 € im Monat

bis 600 Einheiten · zzgl. MwSt. · nach 3 Monaten monatlich kündbar

Liest Funktionspostfächer wie info@ und schaden@, nur neue Mails
Feste Notfall-Regeln vor der KI, auch im Spam-Ordner, mit sofortiger Meldung an Ihr Team
Namen, Adressen, Telefonnummern und IBAN werden vor der KI durch Platzhalter ersetzt
16 Anliegen und 5 Dringlichkeitsstufen, Abgleich mit Ihrer Objektliste
Antwortentwürfe zur Freigabe, Rückfrage-Link für Fotos, Übergabe per Vorgangs-Mail an Ihre Software
Web-App für Büro und Handy, Server in Helsinki, tägliche Sicherung, Support per Mail

Was der Mail-Assistent übernimmt

Für mehr als 600 Einheiten nennen wir Ihnen den Preis nach Einheiten in der Demo.

Einrichtung

Einmalig, damit der Assistent Ihre Objekte, Zuständigkeiten und Anliegen kennt

ab 990 € einmalig

zzgl. MwSt.

Geführte Einrichtung: Anliegen, Zuständigkeiten und Notdienste mit Ihnen festlegen
Objektliste importieren, als CSV- oder Excel-Datei
12 Unterlagen für Ihren Datenschutzbeauftragten, vom AV-Vertrag bis zum Löschkonzept (Entwurf, vor dem Versand anwaltlich geprüft)
Einweisung Ihres Teams mit Nachweis zur KI-Kompetenz
Testmail je Notfallart vor dem Start
Start nur mit Entwürfen: Automatischer Versand ist ab Werk aus

Die 12 Unterlagen im Überblick

Mehr als 3.000 Einheiten?Sprechen Sie uns an.

Telefon-Assistent: Start 2027Der Preis folgt. Der Telefon-Assistent ab 2027

Läuft mit IMAP-Postfächern, live geprüft mit Gmail. Microsoft 365, Google Workspace und SMS an die Bereitschaft: in Vorbereitung. Wie viele Funktionspostfächer der Betrieb umfasst, steht in Ihrem Angebot. Stand der Anbindungen

Ab wann lohnt sich der KI-Assistent für Ihre Hausverwaltung?

Er lohnt sich, sobald er Ihrem Team mehr Zeit spart, als er kostet. Bis 600 Einheiten sind das im ersten Jahr 32 bis 42 Minuten je Arbeitstag, ab dem zweiten Jahr 25 bis 33 Minuten, je nachdem, wer Ihr Postfach heute sortiert.

Wie viel Zeit der Assistent bei Ihnen spart, hängt davon ab, wie viele Mails von Mietern und Eigentümern kommen und wie viele von Handwerkern, Versicherungen oder als Newsletter. Eine Ersparnis versprechen wir erst, wenn wir sie bei Verwaltungen gemessen haben. In der Demo rechnen wir mit Ihren Zahlen.

So rechnen wir

Objektbetreuung, 34,60 € je Stunde: 47.200 € Jahresgehalt brutto, der Median für Objektbetreuer mit Versammlungsleitung laut VDIV-Branchenbarometer 2025, plus rund 21 % Arbeitgeberanteil, verteilt auf 1.650 produktive Stunden im Jahr (beides unsere Annahme).
Assistenz, 26 € je Stunde: unsere Annahme für Assistenz, Sachbearbeitung oder Auszubildende, die das Postfach oft sortieren.
Kosten bis 600 Einheiten: erstes Jahr 990 € + 12 × 299 € = 4.578 €, ab dem zweiten Jahr 12 × 299 € = 3.588 €, jeweils zzgl. MwSt.
Rechnung: Kosten geteilt durch Stundensatz ergibt die Stunden im Jahr, geteilt durch 252 Arbeitstage die Zeit je Arbeitstag. Beispiel: 4.578 € ÷ 34,60 € = rund 132,3 Stunden, ÷ 252 = rund 32 Minuten.

Nötige Zeitersparnis je Arbeitstag

Objektbetreuung34,60 € je Stunde

32 Min.rund 132 Std. im Jahr

Assistenz26 € je Stunde

42 Min.rund 176 Std. im Jahr

Kosten im ersten Jahr: 990 € Einrichtung + 12 × 299 € = 4.578 €

Für welche Verwaltungen passt der Assistent?

Passt gut, wenn …

Sie viele Anliegen von Mietern und Eigentümern per E-Mail bekommen und Ihre Verwaltungssoftware behalten wollen.
die Mails in Funktionspostfächern wie info@ oder schaden@ ankommen.
Ihr Team jede Antwort selbst freigeben möchte, bevor sie rausgeht.
Ihr Datenschutzbeauftragter Unterlagen prüfen will, bevor echte Mails verarbeitet werden.
Sie zwischen 200 und 3.000 Einheiten verwalten.

Passt eher nicht, wenn …

vor allem das Telefon Ihr Team belastet. Der Telefon-Assistent startet erst 2027.
Ihre Verwaltungssoftware schon eine KI für das Postfach hat, die alles abdeckt, was Sie brauchen.
viele Anliegen nur als Brief oder im Anhang kommen. Anhänge liest die KI nicht.
Sie einen Notrufdienst suchen. Kapazio meldet Notfälle an Ihr Team, ersetzt aber keine Bereitschaft.
persönliche Postfächer ausgewertet werden sollen. Angebunden werden nur Funktionspostfächer (AV-Vertrag § 7 Abs. 4).

Wie lange Sie sich binden und was bei einer Kündigung passiert

Drei Monate Mindestlaufzeit, danach monatlich kündbar. Endet der Vertrag nach den drei Monaten Mindestlaufzeit, zahlen Sie bis 600 Einheiten insgesamt ab 1.887 €: ab 990 € Einrichtung und 3 × 299 € Betrieb, zzgl. MwSt.

StartEinrichtungab 990 €, Start nur mit Entwürfen
Monat 1 bis 3Mindestlaufzeitab 299 € im Monat bis 600 Einheiten
ab Monat 4Monatlich kündbarSie entscheiden jeden Monat neu
VertragsendeExport und Löschungalle Daten als ZIP-Datei, 30 Tage später gelöscht

Ihre Daten nehmen Sie mit. Jeder Vorgang geht schon während der Laufzeit als Vorgangs-Mail an Ihr Vorgangspostfach, alle Mails liegen in Ihrem Postfach. Vor der Löschung können Sie alle gespeicherten Daten selbst als ZIP-Datei herunterladen.

Löschung mit Nachweis. 30 Tage nach Vertragsende löschen wir Ihre Verwaltung mit allen Daten und bestätigen das in Textform. Bis dahin können Sie die Kündigung zurücknehmen. Aus den Sicherungen verschwinden die Daten spätestens 30 Tage danach.

Bei einem Ausfall bleibt alles beim Alten. Fällt der Assistent aus, landen alle Mails wie bisher in Ihrem Postfach. Es fehlt nur die Vorsortierung.

Fragen zu Preis und Vertrag

Was kostet der Assistent bei mehr als 600 Einheiten?

Eine Staffel über 600 Einheiten veröffentlichen wir noch nicht. Für mehr als 600 Einheiten nennen wir Ihnen den Preis nach Einheiten in der Demo. Verwalten Sie mehr als 3.000 Einheiten, sprechen Sie uns bitte direkt an.

Angebot für Ihre Größe anfragen

Lohnt sich der Assistent auch für kleinere Verwaltungen?

Bis 600 Einheiten kostet der Betrieb ab 299 € im Monat, bei 300 Einheiten also rund 1 € je Einheit und Monat. Ob er sich rechnet, hängt weniger an den Einheiten als an den Mails: Spart er Ihrem Team im ersten Jahr rund 32 bis 42 Minuten je Arbeitstag, ist die gesparte Zeit so viel wert, wie er kostet.

Ab wann sich der Assistent lohnt

Können wir den Assistenten vor dem Vertrag sehen?

Ja, in einer Demo per Video mit Beispiel-Mails zu Ihren typischen Anliegen. Nennen Sie uns dafür drei typische Anliegen in eigenen Worten. Echte Mails aus Ihrem Postfach verarbeitet Kapazio erst nach dem AV-Vertrag.

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Nennen Sie uns die Zahl Ihrer Einheiten und Funktionspostfächer. Sie bekommen den Preis für Ihre Größe und sehen den Assistenten in einer Demo mit Beispiel-Mails.

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